Bắt tay vào kinh doanh quán cafe quá vội vàng mà không chuẩn bị gì rất dễ khiến bạn phải chịu thất bại. Lập kế hoạch kinh doanh cafe là công việc quan trọng nhất trước khi mở quán. Trong bài viết này, 20S Factory sẽ hướng dẫn mở quán cafe với 11 bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từ A – Z thành công, hiệu quả nhất.
Một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản sẽ bao gồm đầy đủ các bước từ nghiên cứu thị trường đến lên ý tưởng, xác định mục tiêu, lập kế hoạch tài chính, chọn mặt bằng, menu, quy trình phục vụ và quản lý, marketing, các vấn đề pháp lý…
1. Chuẩn bị một lượng kiến thức nhất định trước khi mở quán cafe
Trước khi bắt đầu kinh doanh, việc học hỏi và tích lũy kinh nghiệm là vô cùng quan trọng. Bạn cần hiểu rõ về các loại cà phê, cách pha chế chuẩn, và cách phục vụ khách hàng tốt nhất. Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị mở quán cafe. Bạn nên tìm hiểu ý kiến từ các chuyên gia để có kế hoạch kinh doanh chi tiết và chính xác nhất.
Sau khi tích lũy đủ kiến thức và có đam mê với ngành cà phê, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn trong việc lên kế hoạch mở quán cafe. Hãy chia sẻ những kỹ năng và bí quyết này với nhân viên của bạn để đảm bảo chất lượng phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Lập một kế hoạch kinh doanh chi tiết sẽ là chìa khóa giúp bạn thành công trong kinh doanh.
2. Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng
Nhiều người nghĩ rằng kinh doanh quán cafe rất dễ nên không cần lên kế hoạch. Thực tế, để thành công thì cần phải có kế hoạch kinh doanh quán cafe bài bản. Một trong số đó là sự nhạy bén của bạn trong việc nắm bắt tình hình thị trường.
Thị trường quán cafe tại Việt Nam có tính cạnh tranh lớn, nhiều biến động. Do đó, bạn cần lưu ý các nội dung sau khi tiến hành nghiên cứu thị trường đối với lĩnh vực kinh doanh này:
2.1. Nhìn nhận tổng quát về thị trường
Quán cafe của bạn có tiềm năng phát triển, thành công hay không phụ thuộc nhiều vào thị trường tổng quan ngành tại thời điểm đó. Bạn cần tìm hiểu quy luật cung – cầu, thị trường đang đi lên hay bão hòa, các yếu tố nào đang chi phối thị trường, xu hướng tiêu dùng… Từ đó, bạn sẽ có được cái nhìn tổng thể để từng bước định hình mô hình kinh doanh của mình.
2.2. Tìm hiểu đối thủ cùng ngành
Nhu cầu uống cà phê của người Việt ngày càng nhiều dẫn đến các tiệm cafe ra đời liên tục. Đây là một trong những lĩnh vực có sự cạnh tranh gay gắt nhất hiện nay. Để thành công, kế hoạch mở quán cafe của bạn cần phải có sự đột phá, sáng tạo trong từng công việc như: thiết kế không gian quán, concept, menu, địa điểm, chương trình ưu đãi,…
Bên cạnh đó, bạn cần phải nghiên cứu và phân tích đối thủ cạnh tranh của mình xung quanh địa điểm mà bạn định mở quán. Bạn có thể nhờ bên thứ 3 đưa ra những số liệu phân tích cụ thể về các quán bên cạnh. Cách họ đang vận hành, thu hút khách, quảng cáo,… Sau đó, phát triển những điểm mạnh và khắc phục điểm yếu của họ trong mô hình kinh doanh của bạn.
Kế hoạch mở quán cafe cần phải nghiên cứu kỹ đối thủ
2.3. Khách hàng của bạn là ai?
Khách hàng là mục tiêu cuối cùng khi lên bản kế hoạch kinh doanh quán cafe. Do đó, bạn cần nghiên cứu khách hàng để xác định mô hình kinh doanh phù hợp. Không phải tất cả các nhóm đối tượng khách hàng đều có chung một nhu cầu. Có nhóm khách hàng sẽ tìm đến quán cafe yên tĩnh để nghỉ ngơi, thư giãn, làm việc. Có nhóm sẽ đến quán để chụp ảnh, check in.
Một quán cafe không thể đáp ứng cùng lúc nhiều nhu cầu. Bạn nên nghiên cứu sở thích, thói quen của nhóm khách hàng nơi bạn sinh sống. Sau đó, phân loại nhóm đối tượng khách hàng và tìm nhóm phù hợp nhất với mô hình cafe của mình.
3. Xác định ý tưởng, mô hình quán
Khi lập kế hoạch mở quán cafe bạn cần có những ý tưởng cho quán rõ ràng từ mô hình cho đến phong cách của quán. Một số mô hình quán cafe được ưa chuộng tại Việt Nam, kể đến như: quán cafe cóc, sân vườn, vỉa hè, cafe công sở, cafe check in, cafe nhạc, cafe sách, cafe thú cưng,… Mô hình nào cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Nếu bạn chọn mô hình nào thì nên đào sâu vào tìm hiểu mô hình đó.
Lên ý tưởng cho mô hình cửa hàng cafe của bạn
Xem thêm: Phong cách quán cafe hot nhất nhì 2024 – quán cafe sân vườn gần gũi với thiên nhiên.
4. Hãy xác lập mục tiêu kinh doanh cụ thể
Bản kế hoạch kinh doanh cafe sẽ không thể thực hiện nếu như bạn không lập những mục tiêu rõ ràng. Bạn cần thiết lập mục tiêu, định hướng kinh doanh trong 6 tháng đầu, 1 năm, 3 năm, 5 năm,… Xác định những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp bạn đưa ra được chiến lược kinh doanh phù hợp. Một số tiêu chí khi thiết lập mục tiêu và định hướng:
- Mục tiêu doanh thu: Mục tiêu doanh thu cần được đề ra để cân đo lợi nhuận và chi phí. Bạn nên ước tính: Doanh số bán hàng là bao nhiêu? Mức lợi nhuận là bao nhiêu? Trong thời gian bao nhiêu lâu thì hoàn vốn?
- Quy mô kinh doanh: Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần xác định rõ những vấn đề như: sức chứa, các tiện ích & dịch vụ khách hàng đi kèm, diện tích quán, số lượng khách tối đa,… Từ đó, bạn mới có thể đưa ra được quy mô phù hợp nhằm tạo không gian thoải mái nhất cho đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.
Thiết lập mục tiêu trong bản kế hoạch kinh doanh cafe
Xem thêm:
- Những món đồ decor quán cafe không thể thiếu trong dịp Tết 2024!
- Gặt hái lộc đầu năm khi trang trí quán cafe dịp Tết sao cho hút khách nhất
5. Chuẩn bị tài chính dư dả
Tài chính là nội dung không thể thiếu trong một bản kế hoạch mở quán cafe hoàn chỉnh. Để quán đi vào hoạt động suôn sẻ thì bạn cần tính toán tài chính kỹ lưỡng. Một số hạng mục bạn cần quan tâm khi lập kế hoạch tài chính, bao gồm:
- Cơ cấu nguồn vốn: Bạn dự định mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Vốn có sẵn bao nhiêu? Vốn vay bao nhiêu? Lãi suất vay là bao nhiêu? Có nên đầu tư ở bên ngoài hay không?
- Vốn đầu tư ban đầu: Các khoản chi phí ban đầu khi kinh doanh quán cafe: thuê mặt bằng, đặt cọc mặt bằng, trang trí nội thất, xây dựng và thiết kế không gian quán, mua sắm thiết bị, phần mềm quản lý,…
- Vốn lưu động: Các khoản phí như tiền điện, nước, nguyên liệu pha chế, khoản dự phòng tiền mặt, lương nhân sự theo tháng.
- Doanh thu và chi phí trong 1 năm, 2 năm,…
- Dự định thu hồi vốn trong bao lâu, thời gian chịu lỗ ban đầu là bao lâu?
Lập kế hoạch tài chính chi tiết trước khi mở tiệm cafe
Tham khảo:
- Chi phí mở quán cafe nhỏ gồm những gì? 6 bước mở quán cafe nhỏ
- Mô hình cafe lợi chi phí nhất? Xem ngay cách mở quán cafe take away chi tiết với vốn đầu tư ban đầu không quá 50 triệu.
6. Cân nhắc kỹ về mặt bằng
Lựa chọn và bố trí mặt bằng ảnh hưởng khá nhiều đến sự thành công của bản kế hoạch kinh doanh cafe.
6.1. Lựa chọn mặt bằng như thế nào?
Dù quán bạn có chất lượng nước uống tốt, không gian ấn tượng nhưng địa điểm mặt bằng sai vị trí thì khả năng cao quán cafe sẽ thất bại. Chẳng hạn, quán bạn ở trong hẻm, thường xuyên tắc nghẽn giao thông thì sẽ khiến khách hàng ngại trong việc di chuyển.
Nhiều mô hình quán cafe dù không xuất sắc ở mặt không gian quán, chất lượng sản phẩm (cafe và đồ uống khác) nhưng lại sở hữu vị trí đắc địa thì vẫn có thể thành công. Một số lưu ý khi lựa chọn vị trí cho tiệm cafe:
- Vị trí mặt bằng gần với nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu, ở khu vực có khách hàng tiềm năng.
- Mặt bằng nên có chỗ đậu xe, thuận tiện cho khách.
- Giao thông thuận lợi, khách hàng dễ ghé quán.
- Diện tích mặt bằng phù hợp với lượng khách dự tính.
- Chi phí mặt bằng phù hợp với khả năng tài chính.
Địa điểm mặt bằng đẹp sẽ góp phần xây dựng và nâng cao thương hiệu cho quán.
Có thể bạn quan tâm: Cây trang trí quán cafe có ảnh hưởng đến phong thuỷ của quán không? Bố trí như thế nào là hợp hợp lý nhất?
6.2. Bố trí mặt bằng quán cafe
Sau khi đã chọn được mặt bằng, bạn cần lên kế hoạch bố trí mặt bằng. Đầu tiên, bạn cần phân bổ từng khu vực trong không gian quán: chỗ phục vụ khách, quầy pha chế, nhà vệ sinh, kho, chỗ để xe,…
Các khu vực cần có diện tích hợp lý, đảm bảo sự thoải mái cho khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia các khu vực thành khu vực nhỏ hơn chẳng hạn như: chỗ yên tĩnh cho khách, chỗ cho các cặp hẹn hò,…
Khi đã bố trí mặt bằng hợp lý, bạn sẽ bắt tay vào việc thiết kế không gian của quán, xây dựng và trang trí quán cafe theo concept đã định hướng.
Xem thêm:
- 6 Kinh nghiệm chinh phục mô hình cafe sân thượng rooftop
- Top các thiết kế quán cafe thịnh hành nhất hiện nay
7. Hoàn thiện các thủ tục pháp lý
Dù mở quán cafe hay bất kỳ hình thức kinh doanh nào thì bạn cũng cần đăng ký kinh doanh. Bạn có thể đến phường, xã nơi bạn mở tiệm để thực hiện các thủ tục pháp lý. Quán cafe bình dân sẽ đóng thuế theo hình thức Hộ kinh doanh cá thể.
Hoàn tất các thủ tục pháp lý
8. Xây dựng menu chỉn chu
Để khách hàng ghé lại quán bạn trong những lần sau thì việc xây dựng thực đơn hoàn chỉnh trong kế hoạch kinh doanh quán cafe là không thể bỏ qua. Mỗi nhóm đối tượng khách hàng sẽ có nhu cầu cũng như khẩu vị riêng. Bạn nên cân nhắc kỹ và lựa chọn theo đúng nhóm khách hàng mục tiêu.
Menu sẽ bao gồm những món đồ uống nào, có kèm bánh ngọt hoặc đồ ăn kèm không,… Tất cả đều được xây dựng trên sự nghiên cứu thói quen, sở thích của nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu. Menu của quán cũng cần được xây dựng dựa trên concept quán mà bạn hướng đến. Điều này thường thể hiện qua màu sắc và tên của đồ uống.
Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến sự đa dạng trong menu để có thể “chiều” mọi khách hàng. Bạn cần nắm bắt và cập nhật xu hướng thường xuyên để có kế hoạch điều chỉnh menu hợp lý nhất.
Xây dựng thực đơn với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả hợp lý
9. Có nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín
Khi lập bản kế hoạch kinh doanh cafe, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín cùng 1 kế hoạch mua hàng chi tiết. Hoạt động kinh doanh quán dễ bị ảnh hưởng nếu bạn chọn đơn vị cung cấp không đáp ứng đúng với nhu cầu của quán. Nếu bạn có điều kiện, hãy đăng ký lớp học quản lý quán cafe để giảm thiểu những lỗi sai hay mắc phải khi mở quán.
9.1. Lựa chọn đơn vị cung cấp như thế nào?
Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống. Tính ổn định và uy tín của nhà cung cấp cũng sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán. Do đó, bạn nên chọn những đơn vị cung cấp lớn, nguyên liệu sạch, có nguồn gốc rõ ràng.
Nhiều trường hợp, chủ quán vì muốn thu lợi nhuận cao mà bất chấp sử dụng những nguyên vật liệu rẻ tiền. Điều này không chỉ gây hại cho sức khỏe khách hàng mà còn khiến uy tín của quán cafe giảm sút.
Ngoài ra, bạn cũng cần mua máy pha cafe và dụng cụ pha chế khác. Bạn nên chọn những thiết bị chất lượng, có khả năng phục vụ lâu dài và tối ưu công việc của nhân viên pha chế.
Lựa chọn các địa chỉ cung cấp nguyên vật liệu chất lượng cho quán cafe
9.2. Lập kế hoạch mua hàng chi tiết để tránh lãng phí
Tiếp theo, bạn hãy xây dựng kế hoạch mua hàng dựa trên hoạt động kinh doanh và doanh số của quán. Việc mua hàng trong kế hoạch kinh doanh quán cafe càng chi tiết sẽ càng đảm bảo hoạt động của quán và tránh lãng phí những nguyên vật liệu không cần thiết.
Để xây dựng kế hoạch rõ ràng, bạn cần phải định mức nguyên liệu cụ thể. Ví dụ, ly cafe 50.000 VND thì sẽ cần bao nhiêu lượng cafe, lượng đường, sữa, đá, cốc,… Từ đó, bạn sẽ ước tính được số nguyên vật liệu cần cho 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng hoạt động của quán.
Từ đó, bạn sẽ biết mình cần mua bao nhiêu nguyên vật liệu và tần suất mua hàng như thế nào. Khi quán cafe đã đi vào hoạt động thì bạn cần điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý để chủ động trong việc điều chỉnh lượng hàng nhập kịp thời.
10. Xây dựng quy trình phục vụ bài bản
Xây dựng quy trình bài bản cho khâu phục vụ sẽ giúp quá trình hoạt động của quán cafe thông suốt, hạn chế nhầm lẫn, sai sót gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Bạn cần chuẩn bị kịch bản cho từng khâu chi tiết nhất, bao gồm: chuẩn bị trước giờ mở quán, đón khách, tiếp nhận order, xử lý order, phục vụ khách, xử lý phản hồi của khách,… Tất cả đều cần tạo thành một bộ quy tắc chung.
Cung cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ giúp quán trở thành địa điểm uống cafe yêu thích của khách hàng
11. Lập kế hoạch quản lý điều hành quán cafe
11.1. Quản lý nhân viên
Khi lập kế hoạch kinh doanh cafe thì bạn quan tâm đến việc quản lý nhân sự. Mô hình cafe càng lớn thì việc quản lý nhân sự cần phải chặt chẽ. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh để bạn xác định được số lượng nhân viên.
Bạn cần sắp xếp thời gian làm việc linh hoạt cho từng nhân viên, vị trí công việc của họ. Bên cạnh đó, bạn cần phải trao đổi rõ về chế độ lương thưởng, đào tạo và quy chuẩn với nhân viên. Điều này sẽ giúp tránh ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ cũng như tạo động lực để nhân viên phát triển.
Lập kế hoạch quản lý nhân viên bởi nhân viên cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu của quán
11.2. Quản lý hoạt động kinh doanh
Quản lý hoạt động kinh doanh bao gồm: Theo dõi thu chi, kiểm soát nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm, kiểm soát lượng khách hàng, chương trình khuyến mãi,… Khi lập kế hoạch, bạn cần đưa ra những phương án quản lý từng hoạt động như thế nào.
Bạn sẽ không thường xuyên ở quán hay kiểm tra hoạt động thu chi, nguyên liệu liên tục được. Cách tốt nhất là bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý chuyên cho kinh doanh ăn uống. Như vậy, bạn có thể quản lý quán cafe từ xa. Quy trình quản lý cũng đơn giản, minh bạch và thuận tiện hơn.
12. Đừng quên marketing cho quán cafe
Khách hàng là mục tiêu cuối cùng của bản kế hoạch kinh doanh quán cafe. Muốn khách hàng biết đến quán của bạn thì bạn cần có một kế hoạch marketing chi tiết, hiệu quả.
Bạn sẽ tập trung marketing thương hiệu trên kênh nào? Thông điệp quảng cáo của bạn là gì? Các chương trình khuyến mãi, ưu đãi như thế nào? Làm sao để giữ chân và chăm sóc khách hàng thân thiết?… Đó là những câu hỏi mà bạn cần trả lời khi lập kế hoạch marketing cho quán cafe.
Hiện nay, bạn có thể tận dụng mạng xã hội để quảng bá cho quán của mình với chi phí rẻ hoặc không mất chi phí như: đăng bài facebook cá nhân, hội nhóm,… thuê các food reviewers. Ngoài ra, bạn có thể chạy các chương trình ưu đãi offline hoặc voucher online trên các app đặt đồ ăn mừng khai trường. Tùy thuộc vào đối tượng khách hàng để bạn xây dựng chiến lược marketing thương hiệu phù hợp.
Lưu ý, dù bạn chọn hình thức marketing nào thì cũng cần xây dựng rõ mục tiêu, tính khả thi và thời hạn.
Xây dựng kế hoạch marketing quảng cáo thương hiệu hiệu quả
Kinh doanh quán cafe tại Việt Nam tiềm ẩn nhiều thách thức nhưng cũng là cơ hội để bạn bắt đầu xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Hy vọng những chia sẻ về việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe trên đây có thể giúp bạn thành công.
Có thể bạn quan tâm: 12 Bước cần chuẩn bị để kinh doanh trà sữa thành công
