Bạn sắp mở quán cà phê và còn băn khoăn về việc quản lý cửa hàng cafe của mình. Cùng 20s Factory tìm hiểu về cách quản lý quán cafe hiệu quả dành cho người chưa có kinh nghiệm làm chủ.
Xem nhanh bài viết
1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả, thu chi chặt chẽ
1.1 Quản lý khoản thu của quán cà phê
Để quản lý quán cafe hiệu quả, chủ quán cần chủ động kiểm soát một cách chặt chẽ, liên tục và chi tiết. Với mô hình kinh doanh cafe, nhân viên đôi khi có thể sơ suất như thu nhằm, thu thiếu tiền của khách, quên đưa lại tiền thừa hoặc một số tình trạng nhân viên không trung thực.
Để tránh thất thoát, chủ quán phải quản lý hàng ngày, thậm chí là hàng giờ từng khoản thu của quán, từng hóa đơn phải được ghi nhận và đối chiếu để đảm bảo các con số luôn luôn chính xác.
Chủ quán phải biết cách quản lý những khoản thu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của quán
Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ chủ quán quản lý các khoản thu đơn giản như máy tính, phần mềm quản lý bán hàng, máy in hóa đơn,… giúp việc quản lý doanh thu của quán trở nên đơn giản, thuận tiện.
Bên cạnh đó, việc trang bị thêm camera trong quán là cần thiết để bạn dễ dàng quan sát hoạt động của nhân viên trong suốt thời gian làm việc. Bạn cũng có thể tự làm mẫu sổ thu chi quán cafe cho riêng mình để dễ theo dõi.
1.2 Quản lý các khoản chi của các cafe
Bên cạnh các khoản thu, việc quản lý khoản chi cũng cần thực hiện một cách rõ ràng, cụ thể. Là người đứng đầu của quán, bạn phải có trách nhiệm cân bằng thu chi hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng một cách hợp lý. Để kinh doanh có lời, cần phải giữ cho nguồn vốn ở mức ổn định, chỉ nên chi những khoản thiết yếu.
Thường xuyên đọc bảng báo cáo thu chi là cách để bạn kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh của quán. Chỉ khi nắm rõ được doanh thu đầu vào và chi phí đầu ra, bạn mới có kế hoạch phù hợp để phát triển quán ngày một lớn mạnh hơn. Hoặc nếu tình hình hiện tại chưa ổn định, bạn cũng có thể cân nhắc để kinh doanh ở mô hình vừa và nhỏ, tương đương với năng lực và tình hình tài chính hiện tại.
Tham khảo bài viết:
- Chi phí mở quán cafe sân vườn là bao nhiêu?
- 6 Kinh nghiệm mở quán cafe sân thượng rooftop hút khách
2. Kiểm soát khâu nguyên vật liệu
Nếu bạn lần đầu làm chủ, chưa có kinh nghiệm trong công việc của quản lý quán cà phê thì rất dễ xảy ra thất thoát trong việc nhập – xuất nguyên liệu đầu vào. Để kiểm soát tốt nguồn nguyên liệu, bạn cần chú ý:
Đảm bảo định lượng nguyên liệu cụ thể, chi tiết và chính xác để chế biến nên những món đồ uống ngon, hợp khẩu vị của thực khách. Nếu sử dụng thừa nguyên sẽ gây lãng phí, còn nếu dùng thiếu sẽ làm cho chất lượng đồ uống bị ảnh hưởng khiến khách hàng “phật ý”, trực tiếp gây suy giảm uy tín và doanh thu của quán.
Cần quy định rõ định lượng từng công thức pha chế đồ uống
Hàng ngày, việc nhập nguyên liệu cho quán cần được ghi chép và đối soát cụ thể, đầy đủ. Việc kiểm soát kỹ càng sẽ tránh được trường hợp nhà cung cấp và quản lý kho “bắt tay” nhau gian lận, khai khống số lượng để “bỏ túi riêng” số tiền chênh lệch.
Để quản lý tốt cả thu chi và nguồn nguyên liệu, chủ quán cần phải thường xuyên học quản lý quán cafe để giúp cho quá trình vận hành của quán thuận lợi, suôn sẻ và đảm bảo lợi nhuận kinh doanh tốt hơn. Từ khi có ý định kinh doanh quán cafe, bạn cần lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết để chuẩn bị cho việc hoạt động quán suôn sẻ.
Xem thêm: Các chi phí khi mở quán ăn từ A-Z là bao nhiêu? Bảng dự tính chi phí
3. Cách quản lý nhân sự quán cafe
Điều khó khăn nhất khi quản lý quán cafe là quản lý nhân sự. Để có được thiện cảm và sự yêu thích của khách hàng, ngoài không gian và chất lượng đồ uống thì thái độ của nhân sự trong quán cũng có vai trò quan trọng. Khi tuyển dụng nhân viên, bạn cần đặt ra những tiêu chuẩn nhất định về kỹ năng, đặc biệt là thái độ với khách hàng.
Nhân viên phục vụ góp phần tạo nên ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng
Khi có một thực khách bước vào quán, nếu họ nhận được lời chào thân thiện, được hướng dẫn gọi món lịch sự và phục vụ chu đáo, chắc hẳn sẽ chiếm được “trái tim” khách hàng, khiến người ta muốn quay lại ủng hộ quán thêm nhiều lần, có xu hướng trở thành khách hàng trung thành.
Bên cạnh sự niềm nở cần thiết với khách hàng, nhân viên cần phải đảm bảo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, thực sự “có tâm” để khẳng định năng lực bản thân và gây ấn tượng đẹp trong mắt mọi khách đến quán.
Để phát huy tối đa năng lực của từng nhân sự, người quản lý quán cafe cần phân công nhiệm vụ cụ thể dựa trên thế mạnh riêng, vừa tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện bản thân, vừa giúp tối ưu quy trình làm việc của mọi thành viên trong quán.
Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, quản lý cần tổ chức các buổi họp đánh giá để tăng lương, khen thưởng và xử phạt (nếu có) một cách công bằng nhằm tạo thêm động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn. Đây là cách quản lý nhân viên cà phê hiệu quả mà bạn nên áp dụng.
Đội ngũ nhân sự phải tận tâm, nhiệt tình và niềm nở với khách hàng
4. Quản lý cơ sở vật chất của quán cafe
Công việc của quản lý quán cà phê rất phức tạp. Trên thực tế, quản lý khi mở quán cafe nhỏ không chỉ có doanh thu, nguyên liệu hay con người, mà còn phải quản lý cả cơ sở vật chất. Thông thường, cơ sở vật chất của quán sẽ gồm 3 nhóm: các thiết bị thanh toán, thiết bị phục vụ pha chế và thiết bị phục vụ khách hàng.
Thiết bị phục vụ thanh toán: Đây là các loại máy in hóa đơn, máy quét thẻ, máy quét mã khách hàng, ứng dụng quản lý quán cafe từ xa và các sản phẩm khác. Các loại máy móc này mang đến cho doanh nghiệp giải pháp kinh doanh nhanh chóng, hiệu quả và chính xác tuyệt đối.
Quán cafe phải có đủ cơ sở vật chất phục vụ việc thanh toán và các trải nghiệm của khách hàng tại quán
Thiết bị phục vụ pha chế: Bao gồm các loại máy pha cafe, máy ép trái cây, máy pha cà phê, máy xay sinh tố, máy làm kem và nhiều loại máy móc khác. Tùy vào thực đơn của quán mà chủ quán đầu tư các loại máy phù hợp để tối ưu quy trình pha chế, mang lại cho thực khách đồ uống ngon và trình bày đẹp.
Trang thiết bị phục vụ khách hàng: Thường là bàn, ghế, ly tách, máy lạnh, tivi, wifi, các chậu cây trang trí, tranh ảnh,… Để quán hoạt động thuận lợi, các trang thiết bị này phải là sản phẩm chất lượng, độ bền cao. Với bàn ghế, quán cần có số lượng bàn ghế dự phòng để sử dụng vào những ngày cuối tuần hoặc các khung giờ cao điểm trong ngày.
5. Kinh nghiệm quản lý quán cafe – Đặt khách hàng làm trọng tâm
Khách hàng luôn ở vị trí trọng tâm của mọi mô hình kinh doanh. Vì khách hàng chính là người mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Nếu lượng khách bất ổn, quán sẽ không thể tồn tại lâu dài như kế hoạch đã vạch ra. Do đó, để giữ chân khách hàng, cần quản lý quán cafe sao cho đáp ứng nhu cầu của khách hàng mục tiêu.
Hiện nay, có hai nhóm khách hàng mục tiêu mà các quán cafe hướng đến, bao gồm:
- Người trẻ tuổi như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng,…
- Người trung tuổi và người lớn tuổi
Tùy vào phân khúc khách hàng mà bạn xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe phù hợp
Dựa trên đặc điểm của từng nhóm khách hàng mà quán cafe sẽ thiết kế phù hợp với nhu cầu, sở thích của họ. Ví dụ, quán cafe dành cho người trẻ thì cần đề cao yếu tố hiện đại, trẻ trung và nhiều sắc màu lung linh, nổi bật đầy cuốn hút. Nhiều quán cafe được yêu thích nhờ không gian đẹp, có góc check in ấn tượng.
Trong khi đó, với đối tượng khách hàng trung tuổi, bạn nên mang đến quán cafe có không gian tĩnh tại, ấm áp và nhẹ nhàng. Bên cạnh yếu tố thiết kế đẹp, quán phải có sự chỉn chu về thực đơn đồ uống và chất lượng dịch vụ để mang lại sự hài lòng cho khách.
Khi quán cafe có một nền tảng dịch vụ tốt, đặt khách hàng làm trọng tâm thì công việc của quản lý quán cà phê sẽ dễ dàng hơn bởi có được sự yêu thích của thực khách, biến họ thành khách hàng trung thành và đảm bảo sự ổn định về mặt doanh thu lâu dài.
6. Cách quản lý quán cà phê từ xa với phần mềm quản lý quán cà phê
Một trong những cách quản lý quán cafe thông minh cho những chủ quán ngày nay, đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để kiểm soát tất cả mọi hoạt động kinh doanh của quán.
Ngày nay có rất nhiều phần mềm thông minh được thiết kế để có thể quản lý quán cafe một cách đơn giản. Những phần mềm này dễ dàng cài đặt trên laptop, điện thoại và sử dụng một cách thuận tiện. Chủ quán có thể liên tục xem xét, cập nhật các báo cáo dựa trên hoạt động hàng ngày của quán.
Các phần mềm quản lý giúp kiểm soát toàn bộ hoạt động của quán cafe một cách hiệu quả hơn
Khi sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe, bạn không cần phải có mặt 24/24 tại quán. Bạn có thể đi công tác, đi du lịch xa hoặc bất kỳ đâu mình muốn. Chỉ cần ở nơi có Internet, bạn có thể mở điện thoại lên và kiểm tra mọi thứ một cách nhanh gọn.
7. Một số kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả
7.1 Tạo các chương trình tri ân, khuyến mãi
Khách hàng rất thích các chương trình ưu đãi, khuyến mãi. Vì thế, quán cần thường xuyên mang đến các chương trình tri ân đặc biệt vào một ngày cố định trong tuần, trong các dịp lễ thay cho lời cảm ơn chân thành đến khách hàng của mình. Đây là cách tạo thêm động lực để khách ghé quán hoặc đặt đồ uống của quán, trực tiếp mang lại nguồn doanh thu lớn hơn.
7.2 Cập nhập nhiều công thức nước uống mới
Ngành đồ uống phát triển liên tục qua từng tháng, từng năm với sự ra đời của nhiều món đồ uống mới. Vì thế việc cập nhật công thức mới không chỉ giúp quán đón đầu xu hướng mà còn tránh cũ kỹ, lỗi thời khiến khách hàng nhàm chán.
Nhiều quán cafe rất đông khách giai đoạn đầu nhưng dần dần về sau lại vắng khách. Nguyên nhân là do thực đơn cũ kỹ, không mang lại sức hút hấp dẫn cho khách hàng, nhất là người trẻ luôn muốn khám phá và trải nghiệm những điều mới mẻ.
Quán nên thường xuyên cập nhật các món đồ uống mới
Bên cạnh việc cập nhật thực đơn đồ uống mới lạ, quán cũng có thể tự làm mới bản thân mình bằng việc chuyển từ ly nhựa sang ly giấy, thay đổi ống hút, đĩa… để tạo điểm nhấn mới lạ. Vào các dịp lễ, Tết,… quán cũng có thể trang trí không gian theo chủ đề phù hợp như một cách “lột xác hình ảnh”, tạo thêm cảm hứng cho khách khi ghé quán uống cafe.
7.3. Phục vụ thêm nước mát
Tâm lý của khách hàng là thích những gì miễn phí và được quan tâm chu đáo. Do đó khi quản lý quán cafe, bạn hãy cung cấp thêm dịch vụ phục vụ nước mát miễn phí cho khách khi họ chờ đồ uống hoặc trong thời gian họ ngồi tại quán. Chỉ một trải nghiệm đơn giản này nhưng chắc hẳn khách sẽ có ấn tượng tốt đẹp về quán của bạn.
7.4 Kiên nhẫn chờ đợi khách order món
Nhiều khách hàng có xu hướng nghiên cứu menu rất kỹ khi order đồ uống. Thay vì tỏ ra sốt ruột hay hối thúc khách, bạn nên thư thả để họ lựa chọn hoặc tư vấn các món “hot”, món ngon phù hợp với sở thích của họ. Khi bạn mang lại cho khách cảm giác thư giãn, bạn sẽ ghi được nhiều điểm cộng trong lòng họ.
Khi khách gọi món, nhân viên nên kiên nhẫn và vui vẻ chờ đợi
7.5 Quảng cáo nhận diện cho quán cà phê
Thị trường kinh doanh quán cafe hiện nay cạnh tranh khốc liệt. Để có thể tồn tại được, quán phải có độ nhận diện thương hiệu cao, được nhiều người biết đến. Vậy làm thế nào để thu hút thêm nhiều khách hàng và tăng độ phủ thương hiệu? Câu trả lời rất đơn giản, đó là thực hiện các chiến dịch quảng cáo thông minh, hiệu quả.
Bằng việc tận dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Tik Tok, Instagram,… bạn có thể lan tỏa thương hiệu của mình đến nhiều khách hàng. Để quản lý quán cafe hiệu quả, đừng quên tạo thêm trang Fanpage, trang Tik Tok… cho quán để đăng tải các thông tin, hình ảnh, chương trình khuyến mãi của quán. Đây cũng là kênh để quán tương tác với khách hàng nhằm thu hút, kết nối nhiều khách hàng mới.
Đặc biệt, bạn còn có thể cộng tác với các đơn vị review quán cafe và các dịch vụ vận chuyển đồ uống đang thịnh hành hiện nay như: Grab, Now, Foody,…
7.6 Vận hành quản lý quán cafe theo cách chuyên nghiệp
Để làm hài lòng khách hàng và kinh doanh thành công, quán phải đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp. Vậy cụ thể sự chuyên nghiệp là gì?
An toàn thực phẩm: Với ngành đồ uống, bạn phải đảm bảo nguyên liệu và thành phẩm mang đến cho khách hàng sạch sẽ, đạt chuẩn an toàn thực phẩm. Tất cả nguyên liệu sử dụng để pha chế đồ uống phải là hàng mới, sạch, tươi ngon mỗi ngày.
Tất cả dụng cụ dùng để pha chế và phục vụ phải được vệ sinh sạch sẽ, mang lại cảm giác yên tâm và tin tưởng cho khách hàng. Bàn ghế sau khi khách rời đi phải được lau chùi cẩn thận, tạo nên một không gian sạch sẽ khoáng đạt để đón khách mới. Mỗi cuối ngày, quán cần phải dọn dẹp, rửa sạch đồ đạc và sắp xếp một cách gọn gàng, ngăn nắp.
Phục vụ nhiệt tình: Khi quản lý quán cafe, bạn phải đảm bảo mọi nhân viên trong quán đều có thái độ niềm nở, vui vẻ và nhiệt tình với khách hàng đến quán. Thái độ nồng hậu chào đón và cảm ơn khi khách rồi quán tuy là những hành động nhỏ nhưng lại tạo nên bản sắc văn hóa đẹp, làm cho khách hàng cảm thấy được trân trọng khi đến quán của bạn.
Tạo ra quy trình vận hàng giúp quản lý quán cafe hiệu quả và chuyên nghiệp
Thanh toán nhanh chóng, chính xác: Quán cần có đầy đủ máy móc như máy in hóa đơn, máy quét thẻ, quẹt mã để hỗ trợ việc thanh toán nhanh chóng, chính xác nhất. Ngoài ra, với khách trả tiền mặt, quán cũng phải đảm bảo có đủ tiền chẵn, tiền lãi để hoàn lại tiền thừa cho khách.
7.7. Chủ động dắt xe giúp khách
Dắt xe giúp khách tuy là một hành động nhỏ nhưng lại ghi được điểm to trong mắt khách hàng. Quán cafe của bạn nên có bảo vệ để giữ xe và hỗ trợ dắt xe cho khách. Điều này làm cho khách hàng cảm thấy được trân trọng và quý mến khi đến quán của bạn, nhất là những khách hàng nữ thường gặp khó khăn trong việc đậu xe, dắt xe.
Trên đây là những cách quản lý quán cafe hiệu quả mà mọi chủ quán đều cần áp dụng để quá trình kinh doanh cafe diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và đạt được thành công như kế hoạch đã vạch ra từ đầu.
