Bạn lần đầu kinh doanh nhà hàng và chưa có kinh nghiệm trong khâu quản lý? Hãy cùng 20s Factory tìm hiểu về cách quản lý nhà hàng hiệu quả trong bài viết sau, giúp bạn có sự chuẩn bị tốt cho việc vận hành và điều phối nhà hàng sau này.
1. Quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm
Tham khảo: Hướng dẫn lập mẫu bảng kế hoạch kinh doanh nhà hàng với 13 bước
1.1. Giấy chứng nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm
Để đủ điều kiện kinh doanh, bạn cần phải có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm do cơ quan có thẩm quyền cấp. Nhà hàng của bạn cần phải đạt yêu cầu về các thiết bị, máy móc, cấu tạo bếp, hệ thống điện – nước, nhà kho, khu vực phân loại rác thải,… Ngoài ra, tay nghề nhân viên và nguyên liệu đầu vào cũng là yếu tố cũng cần đảm bảo để nhà hàng được phép hoạt động.
Nhà hàng cần phải có giấy chứng nhận đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm
1.2. Quản lý nguyên liệu đầu vào
Với tư cách là nhà quản lý, bạn cần chọn nhà cung cấp thực phẩm uy tín và chất lượng nhằm đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào tươi ngon và sạch sẽ. Nhà hàng cần có một nhân viên làm công việc kiểm định chất lượng để chắc chắn 100% lô hàng nhập về đều sạch, chất lượng đồng đều và an toàn.
Nguồn nguyên liệu sau khi nhập về kho phải được bảo quản đúng phương pháp như làm mát, cấp đông hoặc bảo quản khô để có hạn sử dụng lâu dài, tránh lãng phí khi bảo quản sai cách.
1.3. Đảm bảo kỹ năng chuyên môn và sức khỏe nhân viên bếp
Để chế biến nên những món ăn ngon, đầu bếp và nhân viên bếp phải có tay nghề cao và sức khỏe tốt. Họ phải là người chịu được áp lực căng thẳng trong gian bếp và có tinh thần cầu thị, sẵn sàng thay đổi để nâng cao chất lượng món ăn.
Là chủ nhà hàng, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn sau những giây phút làm việc căng thẳng. Điều này giúp họ không bị áp lực trong công việc, từ đó có nguồn năng lượng tốt hơn cho ngày làm việc mới.
Nhân viên bếp phải có đầy đủ kỹ năng chuyên môn và chịu được áp lực
1.4. Bày trí món ăn bắt mắt
Để thu hút khách hàng, ngoài hương vị thơm ngon thì cách bày trí món ngon đẹp đẽ, bắt mắt cũng là yếu tố quan trọng. Bàn ăn nên được trang trí chỉn chu sẽ mang lại cảm giác ngon miệng hơn.
1.5. Khảo sát giải nghiệm của khách hàng
Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả nhất chính tìm hiểu trải nghiệm của khách hàng để từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ. Bạn có thể làm những khảo sát nhỏ qua online hoặc làm trực tiếp, cần hỏi xem khách có cảm thấy món ăn ngon không, họ có muốn thay đổi gia vị hay không,…
Khi có được phản hồi thực tế từ khách hàng sẽ giúp bạn biết cách cải thiện món ăn, dịch vụ và những vấn đề liên quan. Ngoài ra, khảo sát khách hàng còn thể hiện rằng bạn trân trọng từng thực khách, tạo thiện cảm tốt với tệp khách hàng của mình.
2. Quản lý nhân viên
Nhân viên chính là một phần của bộ mặt nhà hàng vì họ là người tiếp xúc trực tiếp với thực khách. Bên cạnh việc họ có chuyên môn không, làm có đủ giờ không thì thái độ với khách hàng cũng là điều rất quan trọng.
Để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và kích thích sự cống hiến, tận tụy của họ trong công việc, bạn cần biết cách quản lý khéo léo. Đa phần các nhà hàng thường có 2 ca làm việc, vì thế người quản lý nhà hàng phải phân chia công việc đều giữa các nhân viên với nhau.
Cần có chiến lược hợp lý để quản lý nhân viên nhà hàng
Nếu bạn muốn kinh doanh lâu dài và định hình một thương hiệu chất lượng, cần phải tránh thay đổi nhân viên phục vụ liên tục vì sẽ gây nhiều phiền phức như” mất thời gian training cho nhân viên mới, nhân viên dễ mắc lỗi khi phục vụ, văn hóa nhà hàng ít nhiều bị thay đổi.
Mỗi bộ phận nhân viên cần phải có trưởng nhóm, ví dụ như trưởng nhóm đầu bếp, trưởng nhóm phục vụ,… để phân chia công việc đồng đều và có sự giám sát liên tục. Đúng người – đúng việc là nguyên tắc quan trọng để các bộ phận không bị chồng chéo lên nhau và tránh đổ lỗi khi xảy ra sự cố.
Nhà hàng cần có bộ nội quy thống nhất và đào tạo cho mọi nhân viên mới. Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận phải chủ động báo cáo công việc hàng ngày để quản lý nắm tình hình và có kế hoạch lương thưởng phù hợp.
Quản lý nhà hàng ăn uống cần phải liên tục nhắc nhở nhân viên các vấn đề sau trong quá trình phục vụ khách:
Nở nụ cười thân thiện đón tiếp thực khách
Khi có khách đến nhà hàng, nhân viên cần có thái độ thân thiện và đón tiếp niềm nở. Vì một ánh mắt khó chịu hay soi xét, hời hợt trao đi sẽ khiến khách hàng mất thiện cảm và có thể họ không quay lại sau này, ảnh hưởng đến doanh thu.
Tế nhị trong việc dọn ly, chén đĩa
Nhiều nhà hàng có quy định nhân viên chủ động dọn ly tách, chén đĩa khi khách thưởng thức xong. Tuy nhiên đôi khi sẽ thiếu sự tinh tế trong tình huống khách vẫn còn muốn dùng thêm nước. Vì thế, nhân viên nên hỏi khách hàng có cần dọn hay không hoặc chủ động rót thêm nước cho họ để tạo được thiện cảm.
Nắm rõ menu và tư vấn chính xác
Bất kỳ nhân viên phục vụ nào cũng phải thuộc lòng menu để tư vấn chính xác cho khách. Mọi thắc mắc của khách hàng cần được giải đáp nhanh chóng, rõ ràng.
Nhân viên phải thuộc menu để tư vấn cho khách hàng
3. Quản lý tài chính của nhà hàng
Cách quản lý nhà hàng hiệu quả nhất chính là sử dụng phần mềm quản lý để kiểm soát tình hình tài chính liên tục, chính xác. Nhà hàng dù lớn hay nhỏ thì chi phí cho nguyên liệu và doanh thu hàng ngày cũng khá nhiều. Nếu không biết cách quản lý thông minh sẽ rất dễ hao hụt, sai sót hoặc nhầm lẫn, nhất là vào mùa cao điểm nhà hàng đông khách.
Các phần mềm quản lý thu chi với chức năng tự động lên hóa đơn, thống kê, báo cáo,… theo ngày, tuần, tháng,… giúp bạn kiểm soát 100% mọi chi phí. Ngoài ra, hệ thống quản lý hiện đại này còn quản lý luôn cả chi phí mua sắm trang thiết bị, nguyên liệu một cách chuẩn xác, không cần phải ghi chép mất thời gian.
Nhà hàng nên có quầy lễ tân riêng để thanh toán, trang bị máy in hóa đơn để tránh trường hợp tính tiền sai sót, nhầm lẫn hoặc nhân viên ăn chặn. Mỗi bàn trong nhà hàng cũng cần đánh số để việc quản lý dễ dàng hơn.
Sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng giúp việc kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn
Khi sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng, chủ nhà hàng có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại thông minh. Chỉ cần mở ứng dụng lên là bạn biết được tình hình kinh doanh, doanh thu, báo cáo về hoạt động kinh doanh.
Tham khảo thêm: Mở nhà hàng ăn uống cần bao nhiêu vốn? Bảng dự tính chi phí
4. Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả
4.1. Cách quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả
Thường xuyên training nhân viên
Để nâng cao chất lượng phục vụ và năng lực của nhân viên, bạn cần thường xuyên training cho đội ngũ nhân sự. Để làm được điều này, quản lý nhà hàng phải nắm được công việc của từng bộ phận để hiểu rõ nhân viên cần gì đào tạo liên tục giúp họ phát triển hơn.
Với nhân viên mới, bạn phải hướng dẫn đầy đủ, chi tiết công việc của họ. Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, bạn cần tổ chức các cuộc họp để bổ sung kiến thức mới cho nhân viên, đặc biệt là kiến thức về dinh dưỡng, cung cấp phục vụ,….
Lắng nghe và biết cách giải quyết xung đột của nhân viên
Không một khách hàng nào thoải mái khi đi ăn ở một nơi có nhân viên cãi cọ qua lại. Vì thế, bạn cần biết cách lắng nghe để kịp thời giải quyết xung đột giữa các nhân viên với nhau, hạn chế rắc rối không đáng có.
Một người quản lý khéo léo phải biết lắng nghe từ 2 phía để có cách xử lý công bằng, khách quan. Khi chưa rõ ngọn ngành, tuyệt đối không được có cái nhìn tiêu cực về nhân viên gây ra xung đột. Bởi bạn không biết được lý do thực sự vì sao họ xử sự như vậy.
Mọi vấn đề, xung đột khi xảy ra cần được giải quyết công bằng, triệt để. Điều này giúp cho nhân viên tin tưởng và không bất mãn. Vì một khi giải quyết không khéo, nhân viên của bạn sẽ thất vọng và gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ.
Quản lý phải nhanh chóng giải quyết xung đột giữa các nhân viên một cách thấu tình đạt lý
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhà hàng cần phải có bộ quy tắc ứng xử để các nhân viên theo đó mà thực hiện. Bên cạnh đó, bạn cần phải tạo dựng một môi trường chuyên nghiệp, thân thiện để nhân viên xem nhau như một gia đình. Từ đó họ mới nỗ lực hết mình, cống hiến hết tâm sức cho công việc và có mong muốn gắn bó lâu dài.
Chế độ thưởng – phạt hợp lý
Để nhân viên nghiêm khắc tuân thủ các nguyên tắc, bạn cần phải đặt ra các quy định xử phạt như phạt đi trễ, lên món chậm, làm việc riêng trong giờ làm việc,… Bên cạnh đó, chế độ thưởng phải tương xứng với thành tích nhân viên đạt được nhằm kích thích họ làm việc chăm chỉ
Xây dựng quy trình quản lý nhân viên hợp lý
Bên cạnh những kỹ năng mềm trong quản lý nhân viên, bạn cần phải có một quy trình quản lý nhà hàng ăn uống cụ thể. Đây là cách để bạn biết được năng suất làm việc của từng nhân viên, ca làm việc và cả chi phí mà bạn chi trả cho họ có tương xứng hay không.
Khi có phần mềm quản lý nhân viên, bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian và công sức. Các con số thống kế cho bạn cái nhìn tổng quan, sâu sắc và chính xác để đánh giá đúng năng lực của từng người.
Ngoài ra, với phần mềm quản lý, bạn cũng dễ dàng biết được các hoạt động của nhân viên như nhập hàng, xuất hàng, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca,… Từ đó đưa ra các mức thưởng hợp lý theo tháng, quý hoặc năm.
4.2. Quy định thời gian bật tắt các thiết bị điện
Để quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả, cần có quy định rõ ràng về khung thời gian bật/tắt các thiết bị điện như hệ thống đèn, máy lạnh,… để tiết kiệm được một khoản chi phí kha khá.
Nhà hàng cần quy định rõ về thời gian bật tắt các thiết bị điện
4.3. Lên danh sách các công việc cần làm
Muốn vận hành nhà hàng trơn tru, bạn cần phải lên danh sách từng công việc trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng. Các công việc này bao gồm quản lý nhân viên và quản lý kinh doanh.
Thông thường, bạn sẽ có một danh sách công việc chuẩn cố định. Khi có những nội dung phát sinh, bạn sẽ thêm vào để không bỏ sót bất kỳ một việc quan trọng nào.
4.4. Phân công cụ thể cho từng bộ phận, nhân viên
Mỗi bộ phận nhân sự sẽ phát huy tối đa hiệu suất làm việc khi được phân chia công việc rõ ràng. Người quản lý nhà hàng cần lên danh sách chi tiết các việc phải làm cho từng bộ phận, từng nhân viên cụ thể, đồng thời đặt “deadline” cụ thể.
Cần phân chia công việc cho nhân viên một cách hợp lý
Khi phân chia công việc, bạn cần phải có sự cân nhắc giữa số nhân viên và khối lượng công việc. Tránh trường hợp giao việc quá nhiều cho nhân viên, bạn nên tham khảo ý kiến trưởng nhóm từng bộ phận. Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn và giao việc hợp lý.
4.5. Giám sát, kiểm tra mọi vấn đề trong ca làm việc
Nếu bạn làm quản lý và không trực tiếp phục vụ khách hàng nhưng cần phải quan tâm đến công việc của đội ngũ nhân viên để kịp thời nắm rõ tình hình hoạt động và các vấn đề phát sinh của nhà hàng.
Điều này giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý mọi sự cố trong nhà hàng, vừa giữ được hình ảnh thương hiệu, vừa không khiến khách hàng “phật lòng”.
4.6. Vệ sinh cẩn thận trước khi đóng cửa
Khi nhà hàng chuẩn bị đóng cửa, cần phải chắc chắn rằng không gian trong ngoài, trước sau đều được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng. Quản lý cần dạo một vòng quanh khuôn viên nhà hàng để kiểm tra lần cuối.
Mặt tiền nhà hàng sạch sẽ, ngăn nắp sẽ tạo được thiện cảm tốt với khách hàng vào sáng hôm sau. Khách sẽ có thiện cảm hơn với một không gian sạch sẽ, tinh tươm. Điều này ảnh hưởng đến quyết định của họ có ghé vào nhà hàng hay không.
Trước khi đóng cửa nhà hàng cần phải vệ sinh sạch sẽ
Trên đây là những cách quản lý nhà hàng hiệu quả nhất mà bạn cần áp dụng để điều phối, vận hành nhà hàng trơn tru, thuận lợi. Chỉ kinh quản lý tốt các hoạt động của nhà hàng thì việc kinh doanh mới hiệu quả, mang lại nguồn doanh thu và lợi nhuận tốt cho bạn.
Xem thêm:
- Kinh doanh trà sữa có lời không? Cách tính lãi kinh doanh
- 8 Mô hình trà sữa được giới trẻ yêu thích nhất
- 12 Bước cần chuẩn bị để mở quán trà sữa thành công
