Mở một quán cafe nhỏ cần gì? Kinh nghiệm để thành công

Ngày nay, nhu cầu làm việc, hẹn hò bạn bè tán gẫu ở những hàng quán cà phê của giới trẻ gia tăng rất nhiều. Vì vậy, nắm bắt cơ hội này để mở một quán cafe nhỏ là quyết định hoàn toàn hợp lý. Mở một quán cafe nhỏ cần chuẩn bị những gì, chi phí ra sao, hãy tìm hiểu thêm về mô hình kinh doanh cũng như cách mở quán cà phê nhỏ cùng 20S Factory nhé!

1. Những điều phải có khi mở quán cafe nhỏ

Trước khi khởi nghiệp kinh doanh quán cafe nhỏ, bạn cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng 20S Factory liệt kê chi tiết nhé:

1.1. Rõ ràng về nguồn vốn và định hướng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

Khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, có 2 nguồn vốn cần xác định rõ ràng là vốn cố định và vốn lưu động.

• Chi phí cố định: Bao gồm tiền đặt cọc và thuê mặt bằng trong khoảng trong thời hạn đợt đầu, tiền tiến hành thi công quán như setup quầy pha chế cafe; tiền decor trang trí cho quán bao gồm trang trí trần quán cafe, trang trí đèn quán cafe hay mua sắm cây trang trí quán cafe; tiền vật dụng như bàn ghế, ly, khăn bàn, máy móc…
• Chi phí duy trì: Tiền chi trả cho nhân viên, tiền nguyên vật liệu như cafe, trà, đá…, tiền điện nước, tiền quản lý quán cafe, tiền pháp lý, tiền dành cho pr truyền thông quảng cáo, giảm giá, khuyến mãi…

Ngoài ra, bạn cũng cần phải xác định mục tiêu kinh doanh cho quán để việc vận hành được dễ dàng và rõ ràng hơn. Từ đó quá trình kinh doanh không bị cuốn vào đường mòn cũng như lạc hướng dẫn đến việc không duy trì được quán, lỗ vốn hoặc gồng vốn.

Một ví dụ cho bạn dễ hình dung, khi mở quán cafe nhỏ, bạn phải đưa ra mục tiêu 3 tháng sau khi đi vào hoạt động sẽ đạt được doanh thu bao nhiêu. Sau khi ổn định, nên đưa ra mục tiêu cho 1 đến 2 năm sau. Không nên đặt mục tiêu quá ảo, ngoài tầm với so với tình hình hiện tai của quán. Phải đặt mục tiêu phù hợp với năng lực, hợp lý, không nên quá tham vọng dẫn đến mơ hồ.

1.2. Mặt bằng và phong cách thiết kế

Trước khi mở quán, bạn cần hình dung và xác định được:

• Mô hình quán cafe nào: mở quán cafe cóc, kinh doanh cafe take away, mô hình quán cafe sân vườn hay cafe nhượng quyền,…
• Khách hàng bạn hướng đến là ai? Tùy theo độ tuổi và đối tượng khách hàng mà nắm bắt được sở thích của khách hàng, điều gì sẽ thu hút khách hàng ghé lại quán?
• Số tiền bạn có thể và sẵn sàng đầu tư cho mặt bằng và ước tính chi phí thiết kế quán cà phê đẹp là bao nhiêu?

Tham khảo: 10+ bản vẽ thiết kế quán cà phê sân vườn đẹp, ấn tượng 2025 và tổng hợp chi phí mở quán cafe sân vườn

Từ 3 yếu tố trên bạn sẽ xác định được tệp khách hàng của mình, sau đó bố trí mặt bằng cafe và thiết kế không gian quán cho phù hợp với đối tượng khách hàng đó. Ví dụ nhóm đối tượng bạn hướng đến là giới trẻ, học sinh, sinh viên, bạn nên chọn mặt bằng gần trường học, hoặc những địa điểm giới trẻ hay lui đến với các phong cách nội thất theo trend, trẻ trung, vintage….Nếu bạn muốn mở quán cafe nhỏ dành cho người lớn, hoặc muốn có sân vườn rộng rãi thoải mái, bạn nên chọn những địa điểm có diện tích lớn, thoáng đãng…. Hướng thiết kế bạn cần làm là nhiều cây xanh, chủ yếu về thiên nhiên, mát mẻ…

1.3. Các thiết bị, dụng cụ pha chế và nguồn nguyên vật liệu 

Để kinh doanh một quán cafe, bạn phải cần chuẩn bị rất nhiều nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế, phục vụ…. Tùy thuộc vào mô hình bạn hướng đến mà sẽ chuẩn bị chi tiết hơn. Sau đây một số dụng cụ cơ bản bạn nên có:

• Quầy bar, đồ gỗ hoặc inox để đựng đồ
• Nhóm tiện ích: mạng, camera, âm thanh…
• Máy – thiết bị pha cafe: Máy pha cafe, máy xay cafe, máy lọc nước, máy xay đá, nếu bạn có dự định bán thêm những loại nước khác thì cần đầu tư máy xay sinh tố, máy ép…
• Dụng cụ và vật dụng pha chế gồm có bình lắc pha chế, ca/ly lớn, đồ tạo bọt, phin cafe, ly đo dung tích…
• Nhóm vật dụng phục vụ như ly, khay, túi đựng đường, cafe, thiết kế menu quán cafe ấn tượng và thu hút khách hàng…
• Nhóm dụng cụ vệ sinh quán: Khăn lau bàn, thùng rác, chổi, cây lau nhà, các nước tẩy rửa…
• Nhóm vật dụng nội thất trang trí: Tủ lạnh, bàn ghế, tủ trưng bày, tranh ảnh treo tường, cây cảnh, đèn led, đèn bảng hiệu, đèn tạo hiệu ứng…
• Nhóm vật dụng cho nhân viên như đồ đồng phục, tạp dề và bảng tên.
• Nhóm phần mềm quản lý: Top 9 phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, hiệu quả trong thu chi, két đựng tiền, máy ipos, máy atm quẹt thẻ…

Bài viết tham khảo:

• TOP 10 Bản vẽ thiết kế quầy bar cafe sang trọng và tinh tế
• 5 Bí quyết decor quầy bar tinh tế và thu hút khách hàng
• Các mẫu thiết kế đèn quán cafe ấn tượng và thu hút

1.4. Đảm bảo về bộ máy nhân sự 

Xây dựng đội ngũ nhân viên là một điều rất cần thiết để góp phần phát triển quán ngày càng tốt hơn. Bạn cần chọn lọc chất lượng đầu vào của nhân viên kỹ lưỡng để đem lại chất lượng phục cho tốt hơn. Nhân viên cần phải có kỹ năng bán hàng, tư vấn, cũng như có một tác phong làm việc chuyên nghiệp, luôn niềm nở với khách hàng. Đây cũng là một điểm để tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng, khiến khách quay lại quán những lần tiếp theo.

Bạn cần lập ra một cơ cấu tổ chức vận hành, cần đào tạo kỹ năng chuyên môn cho các nhân viên, dây chuyền kết nối giữa nhân viên phục vụ với nhân viên quầy bar, nhân viên thu ngân để tạo nên sự chuyên nghiệp đối với khách hàng.

Để đạt được những yêu cầu cao như thế, bạn cần phải có chế độ đãi ngộ tốt, cũng như lương thưởng hợp lý. Từ đó nhân viên có thêm động lực, cảm hứng làm việc tốt hơn và cho ra hiệu suất công việc cao. Ngoài ra xây dựng đội ngũ nhân viên nhiều hay tối giản cũng sẽ phụ thuộc vào quy mô của quán và chi phí cho nhân viên mà bạn có thể chi trả được.

1.5. Quản lý có quy trình, quy định

Dù bạn mở quán cafe nhỏ thì cũng cần phải xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả để mọi việc được rõ ràng, không tất trách, xảy ra những việc ngoài ý muốn. Từ việc quản lý nhân sự, quản lý kho, xuất nhập hàng, chăm sóc khách hàng….

1.6. Branding và marketing cho quán cafe như thế nào?

Khi mở quán, chủ đầu tư nào cũng mong muốn cho quán phát triển được nhiều người biết đến, tồn tại lâu dài theo năm tháng. Điều đầu tiên ở bước marketing cho quán cafe, bạn cần xây dựng hệ thống nhận diện và thương hiệu cho quán bao gồm logo riêng của quán, menu, bao bì khắc logo…

Bạn có thể dễ dàng tiếp cận khách hàng thông qua các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Youtube… hoặc bằng cách thủ công khác như phát tờ rơi ở các khu vực gần quán.

Hãy để lại thông tin nếu bạn muốn được tư vấn về thiết kế quán cafe trọn gói.

Tham khảo: 5+ chiến lược marketing quán cafe hút khách

2. 5+ mô hình quán cafe trending nhất năm

Bài viết liên quan: 10+ mô hình quán cafe nhỏ đẹp hot nhất hiện nay

Trên thị trường có rất nhiều loại mô hình kinh doanh quán cafe đẹp từ những đối thủ cạnh tranh. Sau đây là các phong cách thiết kế quán cafe đẹp bạn có thể tham khảo qua như:

Quán cafe phong cách vintage: Nét đẹp vượt thời gian

Thường được thiết kế theo phong cách cổ điển, sử dụng các tone màu trầm làm chủ đạo, song song đó là các vật dụng trang trí cũng có chút gì đó vintage, tận dụng những viên gạch thô sơ để làm điểm nhấn hoặc sử dụng các đồ bằng đồng để trang trí. Với phong cách này bạn không phải bỏ quá nhiều chi phí cho trang trí bằng cách tận dụng những đồ nội thất cũ.

Quán cafe scandinavian: Nét đẹp từ những điều cơ bản

Phong cách này ưa chuộng sự tối giản, chú trọng vào không gian, thường sử dụng những gam màu đơn sắc như trắng, đen, xám làm nền để quán sáng sủa hơn, tạo cảm giác thoải mái, nhưng vẫn mang vẻ ngoài lịch sự sang trong. Bạn có thể decor cafe thêm cho quán bằng cách sử dụng cây xanh và các họa tiết khác để trang trí thêm cho quán.

Quán cafe phong cách đương đại: Tiếng nói của thời đại

Phong cách đương đại có thể hiểu là phong cách có thiết kế hiện đại, dùng những chất liệu xu hướng như kính, gỗ để trang trí… Mô hình quán cà phê này thường kết hợp phô diễn quầy bar quán cafe nhỏ đẹp kích thích trải nghiệm của khách hàng

Quán cafe phong cách Bohemian: Dành cho những tâm hồn sáng tạo

Phong cách Bohemian là sự kết hợp đa dạng các chất liệu da, gỗ, lụa… từ đó có một tổng thể màu sắc tươi mới, độc lạ. Các món đồ trang trí cho phong cách thiết kế quán cafe không gian mở này bạn có thể dễ dàng tìm thấy ở bất kỳ nơi đâu, từ đó tạo ra một không gian bắt mắt, thoả đam mê sáng tạo.

Quán cafe mang phong cách Rustic: Nàng thơ mộc mạc 

Phong cách này ưu tiên tông màu nâu và gỗ, đem lại sự ấm cúng, thân thiện với thiên nhiên, tạo không gian đầm ấm, chân phương.

3. Chia sẻ kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ có lãi

3.1. Mặt bằng quán phải phù hợp 

Tuyệt đối không nên tìm đến những nhà môi giới để tìm mặt bằng hay thuê nhà, bạn phải là người đích thân đi tìm hiểu về mặt bằng đó trước khi thuê.

Tuy sẽ tốn rất nhiều thời gian nhưng đây là một việc cần thiết để bạn biết và quan sát được lượng người qua lại nơi đó. Liệu rằng nơi đó có phù hợp để mở quán cafe nhỏ hay không, lượng khách vãn lai có ổn hay không? Một câu châm ngôn được truyền miệng rằng “không có khách vãng lai sẽ không có được khách quen”.

Xem thêm: Mở quán cafe sân thượng (Rooftop) cần lưu ý những gì?

3.2. Training cho nhân sự

Theo kinh nghiệm, bạn hãy thuê người quen hoặc bạn bè thân thiết đã biết nhau từ trước. Không nên thuê những người hoàn toàn xa lạ để tránh được nhiều rủi ro.

Nên tạo một bảng nội quy cho nhân viên, càng chi tiết, càng cụ thể sẽ giúp cho nhân viên tránh được những sai lầm. Đồng thời cũng sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp cho quán, gia tăng uy tín và thiện cảm cho khách hàng.

3.3. Tâm linh không đùa được đâu

Người ta thường có câu “có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Nhất là trong kinh doanh, bạn cần chú ý những vấn đề tâm linh, cẩn thận từ khâu như chọn lựa mặt bằng phong thủy cho quán cafe đông khách, hướng phù hợp với bản mệnh, ngày khai trương hợp tuổi,…để mọi việc thuận buồm xuôi gió hơn.

3.4. Cẩn thận về điện nước từ ban đầu

Điện nước trong quán tuy là vấn đề không lớn, nhưng bạn cũng cần phải quan tâm để ý đến chúng khi mở quán cafe nhỏ. Vì đôi khi sẽ có những hư hỏng ngầm dẫn đến chi phí đội lên cao không kiểm soát được. Trước khi ký kết hợp đồng bạn có thể nhờ các nhân viên thợ điện và thợ nước xuống kiểm tra trước để đảm bảo an toàn sử dụng trong quá trình kinh doanh. Hoặc bạn có thể thay tất cả đồng hồ để đảm bảo tuyệt đối.

Xem thêm: Bí kíp thiết kế nhà vệ sinh cho quán cafe sạch đẹp

3.5. Đừng quên decor quán thật ấn tượng

Bạn cần nắm bắt được gu thẩm mỹ của nhóm khách hàng mà bạn hướng tới, kết hợp với tiêu chuẩn thiết kế quán cafe mới nhất, từ đó trang trí không gian cho phù hợp. Bạn cũng có thể khảo sát, lấy ý kiến của khách hàng để nâng cao phát triển cho quán hơn.

Xem thêm: Tham khảo 20+ mẫu decor quán trà sữa nhỏ đẹp và báo giá đơn vị uy tín

3.6. Hiểu rõ nhu cầu khách hàng của quán

Một trong những sai lầm của nhiều chủ quán là mở quán theo trào lưu mà không tìm hiểu kỹ về khách hàng. Tuy tốn kém nhưng lại không đúng nhu cầu của nhóm khách hàng mà quán hướng đến, về lâu dài không thu hút khách hàng quay lại. Do đó, kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ là bạn phải tự trả lời các câu hỏi như:

• Khách hàng mà quán hướng đến là ai?
• Sở thích về nước uống của nhóm khách này như thế nào?
• Mức chi cho nhu cầu cafe của họ là khoảng bao nhiêu?
• Họ thường đến quán vào thời gian nào?…

3.7. Nên đầu tư quảng cáo cho quán cafe

Dù mô hình kinh doanh quán cafe nào, bạn cũng nên dành một phần doanh thu cho việc quảng cáo, nhất là với những thị trường cạnh tranh hoặc mặt bằng của bạn không phải ở địa điểm sầm uất.

Nhiều chủ quán sai lầm khi nghĩ rằng sẽ bán cho người quen. Tuy nhiên, những người quen có thể ủng hộ bạn thời gian đầu, giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh. Còn nếu muốn phát triển quán thì bạn cần phải liên tục tìm kiếm khách hàng mới.

Bạn có thể tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để quảng cáo cho quán như xây dựng Fanpage chuyên nghiệp, làm kênh Tiktok, chạy quảng cáo, đăng bài trên các hội nhóm, xin review của các bạn có lượng người theo dõi lớn…

4. Mở một quán cafe nhỏ cần bao nhiêu tiền và những giấy tờ nào?

Mở một quán cafe nhỏ bạn cần chuẩn bị rất nhiều chi phí. Vậy cụ thể những chi phí đó là gì?

4.1. Tiền mặt bằng

Mỗi mặt bằng tuỳ vào vị trí sẽ có giá thuê khác nhau. Theo giá thị trường hiện nay, mỗi vị trí mặt bằng trung bình sẽ rơi vào khoảng 10 – 15 triệu mỗi tháng.

Nếu mục tiêu của bạn là mở quán cafe nhỏ, thì bạn không nên chi cao hơn 20% ngân sách cho mặt bằng hoặc bạn có thể tận dụng mặt tiền của nhà để mở quán (nếu có) để tiết kiệm.

Bài viết đề xuất:

• 8 mẫu thiết kế quán cafe mặt tiền 5m tiết kiệm và đẹp mắt
• Tổng hợp mẫu thiết kế nội thất quán cafe mặt tiền 10m đẹp, lợi chi phí

4.2. Tiền cho thiết kế và máy móc, trang thiết bị

Chi phí dành cho thiết kế văn phòng đẹp và đầu tư cơ sở vật chất sẽ chiếm đâu đó từ 45 triệu đến 65 triệu đồng, tầm 5-7% ngân sách. Chi phí sắm sửa trang thiết bị, chi phí sửa chữa lại quán, thiết kế lại mặt bằng cũng như sắm sửa các vật dụng chuyên dụng khác sẽ chiếm từ 28-30% ngân sách.

Để tiết kiệm tối đa chi phí, bạn nên cân nhắc kỹ trước khi mua những máy móc quan trọng và có thể bổ sung sau nếu không cần ngay.

Có thể bạn quan tâm:

• Đồ decor quán cafe không thể thiếu để có gu hơn!
• 9+ Mẫu cổng quán cafe sân vườn đẹp, lạ, thu hút nhất 2025

4.3. Tiền chi cho nguyên vật liệu đừng nên quá tiết kiệm

Nguyên vật liệu của bạn tốt, chọn được nhà cung cấp tốt, phù hợp với khẩu vị của khách hàng thì sẽ dễ mang lại sự thành công khi mở quán. Bạn cần lập danh sách chính xác những gì bạn muốn bán, từ đó tìm kiếm những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu.

Khoản tiền dành cho nguyên vật liệu sẽ giao động từ 10 đến 12 triệu tùy vào menu và hướng đi của quán khi bạn chuẩn bị mở quán cafe nhỏ.

4.4. Chi phí biến đổi duy trì hoạt động của quán

Để duy trì vốn hoạt động của quán cafe nhỏ cần phải có từ 30 đến 50 triệu.

Sẽ có những khoản phí hằng tháng phải duy trì như tiền điện, nước, tiền lương…Những tháng đầu tiên thường sẽ không có doanh thu ổn định và có khả năng bù lỗ, vì thế bạn cần dự trù vốn nhiều hơn để không bị bỡ ngỡ.

4.5. Những loại giấy tờ pháp lý

Để quán cafe của bạn không bị dính tới những vấn đề pháp lý hoặc những rắc rối không đáng có, bạn cần chuẩn bị một số loại giấy tờ sau: giấy phép kinh doanh, giấy vệ sinh an toàn thực phẩm, nộp đầy đủ các loại thuế mà nhà nước đã quy định.

Kết luận

Như vậy, bài viết trên đây đã cho bạn thêm thông tin chi tiết về việc mở một quán cafe cần chuẩn bị những gì, các thủ tục cần có cũng như những kinh nghiệm mở quán cafe nhỏ. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp bạn hình dung được chu trình khi mở quán cafe. Nếu bạn đang cần mở quán cafe và tìm kiếm dịch vụ thi công thiết kế cafe, mời bạn đến với 20S Factory. Chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn thực hiện ước mơ khởi nghiệp của mình.

Các dịch vụ nổi bật khác tại 20S: thi công nhà hàng, thiết kế quán trà sữa, thi công nội thất văn phòng, thiết kế gian hàng triển lãm.

Bài viết đề xuất:

• Cách setup quán cafe cho người mới từ A-Z chi tiết các bước
• 20+ mẫu thiết kế gian hàng triển lãm đẹp ấn tượng 2025