Bạn sắp kinh doanh quán cafe nhưng chưa biết cách setup quán cafe như thế nào cho đúng? Cùng 20S Factory tìm hiểu toàn bộ quá trình chuẩn bị và setup quán cafe trong bài viết sau, giúp bạn kinh doanh thành công trong tương lai.
1. Cách setup quán cafe: những loại chi phí cần lưu ý?
1.1. Chi phí mặt bằng
Chi phí mặt bằng quán cafe tùy vào bạn có sẵn mặt bằng hay đi thuê, địa điểm ở đâu. Dù thuê hay mua mặt bằng, bạn cũng cần tốn một khoản tiền để tu sửa, xây dựng và trang trí, chuẩn bị cho quá trình kinh doanh.
Ngoài ra, bạn còn phải đầu tư để dẫn điện, nước (nếu chưa có) hoặc đập bỏ công trình cũ để xây lại quán cafe với phong cách hiện đại, vintage, độc đáo,… tùy phân khúc khách hàng hướng đến.
Ước tính, chi phí mặt bằng quán cafe gồm có:
- Tiền thuê mặt bằng trong thời gian tối thiểu 1 năm
- Tiền cải tạo, tu bổ, xây dựng lại mặt bằng
- Chi phí lắp đặt điện, nước (nếu cần)
1.2. Chi phí đầu tư trang thiết bị
Chi phí tiếp theo mà chủ đầu tư cần quan tâm chính là trang thiết bị, máy móc cho quán. Đây là các loại máy pha cà phê, xay cà phê, máy xay sinh tố, máy ép trái cây,… Bên cạnh đó là các vật dụng như ly, tách, muỗng, ấm nước,… Để không bị sót, bạn nên lên danh sách chi tiết rồi tiến hành mua sắm. Việc liệt kê đầy đủ các dụng cụ cần mua giúp bạn dự trù được kinh phí.
Khi kinh doanh quán cafe, cần đầu tư chi phí mua các trang thiết bị, máy móc
Thông thường, cách setup quán cafe sẽ bao gồm đầu tư các loại trang thiết bị sau:
- Tủ lạnh: Quán cafe nên đầu tư tủ lạnh từ 500 – 1000 lít để có đủ không gian chứa các nguyên vật liệu. Giá tủ khoảng 10 triệu đồng hoặc vài chục triệu tùy loại
- Máy pha cafe: Hiện nay, các loại máy pha cafe dao động từ 30 – 70 triệu đồng, tùy loại 1 hộc, 2 hộc hay nhiều hộc pha
- Máy đánh kem: Quán có thể trang bị máy đánh kem dạng mini giá từ 4 – 5 triệu đồng/máy.
- Máy xay sinh tố: Các loại máy xay đa năng với công suất trung bình thường có giá 2,5 – 10 triệu đồng/máy. Những dòng máy xay sinh tố cao cấp với công suất lớn, khi xay không phát ra nhiều tiếng ồn có thể có giá đến 40 triệu đồng/máy
- Ly, tách, cốc, muỗng, dĩa… nên mua theo phong cách của quán. Tùy concept mà giá những sản phẩm này khác nhau. Các đơn vị bán hàng thường có chính sách giảm giá khi bạn mua theo bộ hoặc mua số lượng lớn. Ngoài ra, quán cần quan tâm đến ly nhựa mang đi. Tổng chi phí khoản này có thể lên đến 50 triệu đồng.
- Máy POS bán hàng: Các phần mềm bán hàng mang lại lợi ích tuyệt vời khi kinh quanh quán cafe. Vì thế, bạn nên cân nhắc chọn mua các phần mềm chuyên nghiệp và quản lý bán hàng hiệu quả.
- Bàn ghế: Cần phải hài hòa với phong cách thiết kế của quán. Tốt nhất nên mua theo bộ để có sự kết hợp ăn ý, tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển. Nếu bạn có ý tưởng cho bàn ghế, bạn có thể đặt sản xuất riêng từng loại theo yêu cầu và bày trí lại. Khoản này sẽ tốn từ 50 – 100 triệu đồng.
- Hệ thống chiếu sáng: Quán nên tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên ban ngày, hạn chế bật nhiều đèn. Vào ban đêm, bạn nên lắp đủ đèn để có nguồn sáng tốt. Trên thị trường hiện có đa dạng các mẫu đèn đẹp, giá tốt mà bạn có thể lựa chọn.
- Vật dụng vệ sinh: Nên mua sản phẩm chất lượng để sử dụng lâu, không tốn chi phí mua lại. Hiện nay, giá của các dụng cụ vệ sinh chỉ từ 5 – 10 triệu đồng. Bạn nên mua đầy đủ máy lọc không khí, máy hút bụi, quạt khuếch tán tinh dầu,… cho quán cafe.
1.3. Chi phí nguyên liệu pha chế
Quán cafe cần được trang bị đầy đủ nguyên vật liệu pha chế nhằm mang lại chất lượng đồ uống thơm ngon. Bất kỳ nguyên liệu nào cũng cần đảm bảo có nguồn gốc rõ ràng, an toàn, sạch sẽ.
Cụ thể, quán cần phải có cafe dạng hạt hoặc cafe xay, siro, trà, sữa, trái cây tươi,… Ngoài ra cần chuẩn bị thêm nguyên liệu làm bánh, các món ăn vặt,… nếu muốn kinh doanh thêm. Ước tính, chi phí nguyên liệu không cao hơn 20 – 25% doanh thu quán.
1.4. Các loại chi phí khác
Bên cạnh các chi phí đã liệt kê trên đây, quán cafe cần chi ra nhiều tiền để mua đồ dùng trang trí và thuê nhân sự. Đồ đạc trang trí chủ yếu là tranh, ảnh, chậu hoa, chậu cây,… Bên cạnh đó, quán còn phải chi tiền thuê nhân sự thực hiện.
Với nhân sự làm việc cho quán, tùy vào mô hình kinh doanh mà chủ đầu tư tuyển nhân sự phù hợp. Hiện nay, lương nhân viên quán cafe dao động từ 4 – 5 triệu đồng/ca.
Bạn sẽ tốn nhiều chi phí để kinh doanh quán cafe
2. Quy trình cách setup quán cafe
2.1. Xác định đối tượng khách hàng mà quán cafe hướng đến
Trước khi tìm hiểu kỹ về cách setup quán cafe, bạn cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của quán. Đây là yếu tố quyết định đến việc lên menu, chọn phong cách trang trí của quán.
Nếu tập trung vào phân khúc khách hàng thích sự đơn giản và hướng nội, không gian quán cần phải thật tinh tế. Ngược lại nếu khách hàng của quán là người trẻ, năng động, bạn nên trang trí quán với những gam màu nổi bật, đặc sắc.
Về đồ uống, bạn cần tìm hiểu kỹ sở thích và gu của khách hàng để lên menu đáp ứng nhu cầu của họ.
2.2. Xây dựng Menu quán cafe
Menu là một trong những phần quan trọng trong cách setup quán cafe. Quy trình xây dựng menu cho quán cà phê gồm các bước sau:
- Lên menu đồ uống cho quán
- Lên danh sách các trang thiết bị, dụng cụ cần mua trong quầy bar.
- Lên bảng công thức cụ thể pha chế từng món
- Lên danh sách giá bán dự kiến
- Tính giá vốn chi tiết các món uống
- Tính % lợi nhuận dựa trên giá bán
- Lên danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu sẽ hợp tác
2.3. Đào tạo nhân viên
Để níu chân khách hàng, quán cafe của bạn cần phải có dịch vụ tốt, thái độ thân thiện. Vì thế cần có quy trình đào tạo nhân viên một cách bài bản, từ đón khách, giới thiệu món, phục vụ, tạm biệt khách hàng,… Tất cả mọi hoạt động tiếp xúc với khách hàng đều phải mang lại cho họ trải nghiệm vui vẻ, thoải mái và hài lòng.
Để kinh doanh thành công, cần tập trung đào tạo nhân viên bài bản
2.4. Quản lý và vận hành quán cafe
Cách setup quán cafe hiệu quả phải đảm bảo một hệ thống quản lý tốt. Hiện nay các quán cafe đều sử dụng phần mềm quản lý nhân viên vì những lợi ích tuyệt vời như sau:
- Tính tương theo ca làm của từng nhân viên, chia tiền tip, chia hoa hồng
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong việc order món cho khách
- Phân chia quyền hành cho nhân viên theo từng bộ phận, từng cấp độ, mỗi bộ phận sẽ được sử dụng chức năng phù hợp
- Quản lý toàn bộ nhân viên dựa trên tài khoản, dễ dàng đối chiếu để thưởng phạt một cách chính xác, công bằng
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe để bạn lựa chọn. Những phần mềm này được tích hợp đầy đủ các tính năng cơ bản:
- Gọi món, tính tiền, in hóa đơn,…
- Quản lý nguyên liệu, kho hàng
- Quản lý ca làm việc của nhân viên
- Xem báo cáo thu – chi, công nợ, hàng tồn
- Quản lý từ xa
2.5. Marketing cho quán cafe
Marketing cũng bao gồm trong bài viết hướng dẫn cách setup quán cafe này.Kinh doanh quán cafe trong bối cảnh hiện nay không thể thiếu các công cụ marketing. Có rất nhiều công cụ để tận dụng cho việc marketing quán:
- Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu bao gồm logo, đồng phục nhân viên, bảng tên, menu, cardvisit, biển tên,…
- Standee, đầu tư card, tích lũy số lần uống, thẻ VIP,…
- Chụp ảnh, quay clip các món đồ uống thật đẹp và ấn tượng
- Phát triển kênh Fanpage, kết hợp các chương trình ưu đãi, khuyến mãi để thu hút khách
- Đi các chương trình review ẩm thực trên lozi, foody, diadiemanuong,…
- Booking review trên các kênh youtube ẩm thực
3. Kinh nghiệm xương máu khi setup quán cafe
3.1. Xác định chính xác chi phí đầu tư, mô hình và mục tiêu kinh doanh
Để setup quán cafe, đầu tiên bạn cần xác định mô hình, mục tiêu kinh doanh và chi phí đầu tư. Đồng thời cần xác định rõ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn của bản thân để đưa ra những hướng phát triển phù hợp.
Bước tiếp theo, bạn cần lên kế hoạch và phác thảo các chi tiết lợi nhuận để thời gian đầu, quán có thể hoạt động trơn tru.
Đặc biệt, chủ đầu tư cần tập trung vào 2 loại phí khi kinh doanh quán cafe là chi phí cố định và chi phí duy trì. Bạn cần có sự chuẩn bị đầy đủ để mô hình kinh doanh phát triển ổn định, tăng cao tính cạnh tranh.
Phải xác định rõ mô hình kinh doanh ngay từ đầu
3.2. Tự rèn dũa, mở rộng kiến thức bản thân
Muốn kinh doanh quán cafe thành công, chủ đầu tư cần trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn. Hiện nay có nhiều khóa học mà bạn có thể tham gia như hội thảo chuyên sâu, khóa học mở rộng tư duy,… Bên cạnh tham gia các khóa học, bạn cũng nên dành thời gian đọc sách để tích lũy nhiều kinh nghiệm.
3.3. Không lãng phí ngân sách
Một điều không kém phần quan trọng trong cách setup quán cafe là bạn cần lập ngân sách rõ ràng và chỉ đầu tư vào các khoản phù hợp để phát triển kinh doanh. Do đó, bạn cần chi đúng và đủ các chi phí theo kế hoạch để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí tiền bạc.
3.4. Yêu nghề và luôn giữ vững đam mê
Kinh doanh lĩnh vực nào cũng có nhiều thử thách, chông gai. Vì thế bạn cần giữ một cái đầu lạnh để đưa ra những quyết định chính xác. Cần nuôi dưỡng đam mê và giữ vững mục tiêu, định hướng ban đầu.
Bên cạnh đó, đừng vị lợi nhuận hoặc những tác nhân bên ngoài mà làm mất đi giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp theo đuổi. Đó chính là bí quyết quan trọng để quán cafe có thể phát triển bền vững.
Luôn giữ vững đam mê với lĩnh vực cafe để có thể kinh doanh thành công
4. Định hình mô hình set up
4.1. Cách Setup quán cafe cóc
Muốn setup quán cafe cóc, bạn cần chuẩn bị những điều sau đây
- Xác định ngân sách
- Chọn loại hình quán cafe
- Cafe bệt
- Cafe xe đẩy có ghế ngồi
- Cafe cóc xem đá bóng
- Cafe cóc kiểu cổ xưa
- Tùy mô hình quán mà bạn lên ý tưởng cách setup quán cafe phù hợp
- Mua sắm bàn ghế kiểu dáng gọn gàng, đơn giản
- Đi học pha chế để có ý tưởng cho menu đồ uống
- Sẵn sàng đi học pha chế để tự lên ý tưởng cho menu
Setup quán cafe cóc không quá phức tạp, bạn chỉ cần có một chút gu thẩm mỹ là có thể tạo nên một không gian cafe chỉn chu để phục vụ việc kinh doanh
4.2. Cách Setup quán cafe sân vườn
Quán cafe sân vườn cần mang đến không gian thiên nhiên mát lành, thoải mái nhưng cũng cần phải hiện đại. Đây là một yêu cầu không hề dễ dàng cho chủ đầu tư.
Bạn có thể chọn đa dạng các phong cách cafe sân vườn như hiện đại, làng quê, vintage, Bắc u, vườn trong nhà,… để kinh doanh. Và dù chọn bất kỳ phong cách nào, bạn cũng phải tạo được dấu ấn đặc trưng cho không gian quán.
Gợi ý thiết kế quán cafe sân vườn
Cách setup quán cafe sân vườn, bạn cần lưu ý:
- Cây xanh và các khoảng không trong sân vườn cần bố trí hợp lý, tránh che khuất tầm nhìn của thực khách và nhân viên
- Cần mang lại một không gian hà hòa
- Bố trí hồ nước, cây xanh, chậu hoa theo phong thủy
Hiện nay, chi phí đầu tư quán cafe sân vườn khá lớn, khoảng 300 triệu đồng cho một quán cafe quy mô nhỏ. Do đó, nếu chưa có kinh nghiệm, tốt nhất bạn nên liên hệ các đơn vị chuyên thi công quán cafe để được hỗ trợ.
4.3. Cách Setup quán cafe take away
Quán cafe take away cần phải nhanh để đáp ứng nhu cầu mua mang đi của khách hàng. Vì thế, cách setup quán cafe takeaway là phải thiết kế quầy pha chế sao cho tiện lợi để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng. Đây là yếu tố quan trọng giúp bạn kinh doanh thành công.
Dù không có nhiều thời gian nhưng người mua cafe take away rất kỳ vọng vào chất lượng đồ uống và tính thẩm mỹ của ly tách. Vì thế, quán cafe của bạn không nhất thiết phải quá sang trọng nhưng cần gọn gàng, ngăn nắp. Vị trí quán nên đặt ở nơi đông người qua lại, đây là yếu tố tiên quyết mang đến sự thành công cho quán.
4.4. Cách Setup quán trà sữa cafe
Thông thường quán trà sữa cafe hướng đến đối tượng khách hàng là người trẻ. Nhóm đối tượng này yêu thích những không gian đẹp, trẻ trung và hiện đại. Vậy nên khi setup quán trà sữa cafe, cần đặc biệt chú trọng:
- Chọn mặt bằng phù hợp, có không gian để xe
- Quán thiết kế đẹp, hiện đại, sang trọng, nhiều góc check in đẹp
- Tập trung vào chất lượng đồ uống để ghi điểm trong mắt khách hàng
4.5. Cách Setup quán cafe nhỏ
Nếu bạn chỉ có vốn khoảng 50 triệu đồng, hãy thử kinh doanh quán cafe nhỏ. Vì ngân sách khiêm tốn nên bạn không cần tập trung nhiều vào khâu trang trí. Chỉ cần lưu ý các vấn đề sau:
- Bàn ghế nhỏ gọn, nhẹ nhàng và đơn giản
- Không gian hướng đến sự dễ chịu và thoải mái
- Chọn phong cách phù hợp, có thể cà cafe vintage, cafe bình dân hay cafe rang xay
- Cân nhắc quán cafe mô hình nguyên chất rang xay pha phin vì khách hàng rất thích
Quán cafe nhỏ cần bàn ghế đơn giản, gọn nhẹ
5. Những kỹ năng cần có khi kinh doanh quán cafe
Cách setup quán cafe thành công còn nằm ở những kỹ năng sau đây của bạn:
- Pha chế: Đây là kỹ năng quan trọng mà bạn cần có khi mở quán cafe. Tốt nhất nên theo học một người có kinh nghiệm hoặc tham gia một khóa học bài bản để trang bị nền tảng kiến thức pha chế cơ bản. Chỉ khi có kiến thức nền, bạn mới có thể linh hoạt pha chế các món đồ uống theo ý thích
- Kế toán: Kỹ năng này giúp bạn biết cách thống kê thu chi và kiểm soát toàn bộ nguyên liệu, sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận,… của quán theo một quy trình chuẩn, đảm bảo việc quản lý quán một cách dễ dàng
- Quản lý nhân sự: Chủ quán cần biết cách để tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân viên và quản lý họ một cách hiệu quả
Để kinh doanh quán cafe thành công, chủ quán cần trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết
- Quản lý kho hàng: Kỹ năng này giúp bạn biết cách kiểm tra lượng hàng tồn kho, đối chiếu với thành phẩm bán ra và doanh thu, đảm bảo không gây thất thoát hay tạo khe hở cho cấp dưới gian lận
- Giao tiếp với nhà cung cấp: Có kỹ năng mềm này, bạn sẽ biết cách để giao tiếp với đơn vị cung cấp, mang về nguồn nguyên liệu chất lượng cho quán với giá thành hợp lý
- Giao tiếp và chăm sóc khách hàng: Đây cũng là kỹ năng quan trọng để ứng phó khi gặp các tình huống khách hàng khiếu nại, thắc mắc hoặc những cuộc khủng hoảng về mặt truyền thông
- Quản lý tổ chức: Bạn cần trang bị thêm những kỹ năng quản lý, tổ chức sự kiện, chương trình để áp dụng khi cần tổ chức liên hoan, đi du lịch cho quán,…
- Kỹ năng truyền thông, marketing, quảng cáo: Phải có đầy đủ các kiến thức và kỹ năng liên quan, bạn mới có thể quảng bá quán cafe của mình đến đông đảo người tiêu dùng
- Khả năng sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị pha chế: Khi có kỹ năng này, quán sẽ tiết kiệm chi phí thuê người bảo trì. Bất cứ lúc nào gặp sự cố, bạn đều có thể tự sửa chữa và khắc phục, duy trì hoạt động kinh doanh
Trên đây là toàn bộ những công việc quan trọng mà bạn cần nắm rõ về cách setup quán cafe. Hiểu rõ những điều này giúp chủ đầu tư có sự chuẩn bị phù hợp để dễ dàng setup quán, phục vụ việc kinh doanh thành công.
