Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? 12 bước phải làm

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? Nhiều người nghĩ rằng mở quán trà sữa khá đơn giản nên không phải cần chuẩn bị quá nhiều. Trên thực tế, mở quán trà sữa thì dễ nhưng để mở quán trà sữa thành công, bạn cần phải có 1 kế hoạch chuẩn bị bài bản. Trong bài viết này, 20S Factory sẽ chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn bạn chi tiết 12 bước kinh doanh trà sữa thành công.

Bước 1: Xác định nhóm khách hàng mục tiêu

Xác định đối tượng khách hàng là bước đầu tiên mà bạn cần quan tâm khi mở quán trà sữa. Để xây dựng concept quán, xây dựng menu, tính toán nguyên vật liệu cần nhập,…bạn cần phải biết được nhóm đối tượng khách hàng của mình là ai. Ví dụ:

Học sinh, sinh viên: Trà sữa là món đồ uống được nhóm đối tượng này yêu thích nhất do đó học sinh sinh viên sẽ thường chiếm 60% lượng khách của các quán trà sữa. Với tệp khách hàng này, concept của quán phải hiện đại, trending, có nhiều góc check-in; menu đa dạng, có nhiều món nhập.

Cặp đôi, gia đình: Nhóm khách hàng này chiếm khoảng 30% doanh thu, thường đến vào buổi tối, các ngày cuối tuần, dịp lễ. Do đó, bạn cần tăng thêm nguyên liệu cho những ngày này. Tệp khách này thường có điều kiện kinh tế ổn định hoặc sẵn sàng chi tiền cho bạn gái, cho các buổi hẹn hò, do đó bạn có thể xây dựng menu gồm các món ngon chất lượng tốt và giá cao.

Nhân viên văn phòng: Tệp khách hàng này vừa có nguồn thu nhập bền vững, vừa có nhu cầu tiêu thụ trà sữa cao. Họ có thể trở thành nguồn thu chính từ các đơn đặt nhóm hoặc số lượng lớn nếu bạn biết cách truyền thông thu hút.

Tham khảo: Kinh doanh trà sữa có lời không? Cách tính lãi kinh doanh

Bước 2. Xác định nguồn vốn để mở quán

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? Để trả lời được câu hỏi đó, bạn phải xác định được mình có bao nhiêu tiền và mở quán trà sữa nhỏ cần bao nhiêu vốn. Sau đó, bạn sẽ phân chia số vốn đó vào những khoản chi tiêu hợp lý:

• Chi phí thuê mặt bằng.
• Chi phí sửa sang, thiết kế quán.
• Chi phí cho trang thiết bị, nội thất của quán.
• Chi phí duy trì hoạt động: tiền lương nhân viên, tiền điện, tiền nước, wifi, tiền thuế,…
• Chi phí cho nguyên vật liệu pha chế.
• Các chi phí khác: Giấy phép kinh doanh, chi phí marketing,…

Ngoài ra, bạn cần phải có khoản dự phòng để duy trì hoạt động của quán vào thời điểm khai trương. Vì lúc đó chưa có nhiều khách hàng biết đến quán bạn, doanh thu thường sẽ rất thấp và chủ đầu tư phải chi tiền bù lỗ. Ngoài ra, khi mới mở quán bạn cũng sẽ phải cần chi khá nhiều tiền cho PR, quảng cáo,… Sau một thời gian hoạt động, luồng tiền sẽ ổn định hơn khi quán đã vào “guồng”.

Bước 3: Học hỏi kiến thức kinh doanh và xây dựng menu cho quán

Không chỉ riêng mở quán trà sữa mà khi bạn có ý định start up nói chung, bạn đều cần phải tìm hiểu, trau đồi thêm kiến thức về kinh doanh, về ngành. Các kiến thức, kinh nghiệm ở quán trà sữa có thể đến từ các khóa học hoặc sau nhiều lần bạn tự trải nghiệm thành bại thực tế. Nhìn chung, việc học tập, nghiên cứu kinh nghiệm kinh doanh sẽ giúp bạn:

• Tăng thêm kiến thức vận hành quán sau này.
• Mở rộng mối quan hệ, từ đó tìm được nguồn liên hệ giá tốt cho nội thất, thiết bị, nguyên liệu pha chế,…
• Hiểu tâm lý khách hàng từ đó đưa ra kế hoạch hoạt động quán và xây dựng menu phù hợp.

Theo 20S Factory, cơ bản nhất là bạn nên tham gia 1 khóa học pha chế chuyên nghiệp trước khi mở quán trà sữa. Như vậy, bạn sẽ có thể tự tay thiết kế menu chất lượng, đồng thời linh hoạt thay đổi, cải tiến menu theo xu hướng thị trường.

Bước 4: Lựa chọn mặt bằng quán

Bạn có thể tận dụng mặt bằng sẵn có hoặc thuê bên ngoài. Sau khi xác định được đối tượng khách hàng, bạn nên tìm kiếm mặt bằng phù hợp với đối tượng đó. Cụ thể:

• Đối với học sinh, sinh viên: nên chọn địa điểm gần trường học, trung tâm anh ngữ
• Đối với nhân viên văn phòng: nên chọn mặt bằng gần các tòa nhà cho thuê văn phòng, các trục đường lớn hướng đến các quận trung tâm về kinh tế
• Đối với gia đình, khách hàng trung niên: nên chọn địa điểm ở khu dân cư, chung cư, căn hộ

Thông thường, mặt bằng càng lý tưởng, càng gần trung tâm và có lưu lượng người qua lại lớn thì giá sẽ càng cao. Nếu có ngân sách hạn chế, bạn có thể cân nhắc thuê mặt bằng ở các con hẻm nhỏ – một xu hướng rất phổ biến ở các thành phố lớn như Hà Nội và TPHCM.

Các mặt bằng này tuy không được marketing trực tiếp tại điểm bán, song quán tận dụng lợi thế của hẻm nhỏ: có nhiều cây xanh, yên tĩnh, có nhiều không gian để sáng tạo. Từ đó marketing trên internet nhờ vào lối xây dựng concept độc đáo như quán trà sữa sân vườn, vintage, retro, tối giản,… để khơi dậy tính tò mò và thu hút những bạn trẻ ưa thích khám phá địa điểm khác biệt.

Tham khảo thêm: 11 Bước lập kế hoạch mở quán cafe kinh doanh từ A đến Z

Bước 5: Lên ý tưởng quán

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? Để thu hút khách hàng và trở nên khác biệt với đối thủ cạnh tranh thì bạn cần xây được những ý tưởng, concept lớn, hoành tráng hoặc độc đáo, khá lạ. Có 2 lựa chọn mà bạn có thể tham khảo:

Nhượng quyền thương hiệu

Nhượng quyền thương hiệu tức là thay vì tự xây dựng một quán mới từ đầu, bạn có thể kinh doanh trà sữa bằng cách nhận nhượng lại quyền sử dụng tên và sản phẩm của một thương hiệu trà sữa nổi tiếng tại thị trường Việt Nam.

Ưu điểm:

• Mượn danh tiếng sẵn có của các thương hiệu lớn như: Phúc Long, Ding Tea, Koi, Katinat,…
• Tiết kiệm chi phí marketing: các ông lớn đã sở hữu cho mình một lượng danh tiếng nhất định và bạn sẽ không cần tốn tài nguyên để thực hiện truyền thông
• Thừa hưởng menu, quy trình kinh doanh, nguyên vật liệu và công thức pha chế có sẵn từ các mô hình quán trà sữa nhượng quyền thương hiệu

Nhược điểm:

• Số vốn đầu tư lớn: khoảng vài trăm triệu
• Khả năng thành công thấp: ví dụ như thương hiệu Ding Tea về tỉnh lẻ thì chắc chắn là không có nhiều người biết đến và lúc này bạn phải marketing lại từ đầu
• Thị trường cạnh tranh khốc liệt: bạn dễ dàng nhận thấy các thương hiệu như Hồng Trà Ngô Gia hay Viên Viên xuất hiện dày đặc tại các khu vực của TPHCM và các tỉnh lân cận, lúc này thậm chí bạn sẽ phải cạnh tranh với các quán nhượng quyền cùng thương hiệu.

Xây dựng thương hiệu riêng

Khác với nhượng quyền, lúc này bạn xem như đang khởi nghiệp mở một quán trà sữa hoàn toàn mới, chưa có tên tuổi trên thị trường.

Ưu điểm:

• Chủ động: bạn có thể kiểm soát các khâu mở quán và có thể tiết kiệm một khoản nếu bạn biết cân đối chi phí hợp lý
• Làm chủ concept và menu: bạn có thể thiết kế quán theo bất kỳ concept nào và tự do xây dựng menu, đồng thời có được một thương hiệu của riêng bạn.
• Nguồn kiến thức kinh doanh vững chắc: việc học hỏi, trau dồi và tích lũy kinh nghiệm theo thời gian mở quán sẽ giúp bạn dày dặn hơn cho việc kinh doanh lâu dài

Nhược điểm:

• Tiêu tốn nhiều thời gian và công sức: bạn sẽ phải gây dựng danh tiếng từ đầu, tự mình mày mò quy trình kinh doanh, công thức pha chế,…
• Đầu tư vào marketing: do còn non trẻ, bạn cần phải bỏ thêm tiền marketing để nhiều người biết đến quán của bạn hơn.
• Dễ nản lòng: bạn có thể đối mặt với nhiều lần thất bại và tốn kém nhiều hơn so với mô hình nhượng quyền nếu không biết nhận ra bài học và tiếp thu

Trên hết, dù là bạn chọn tự xây dựng thương hiệu hay mua thương hiệu khác thì đều phải căn cứ theo tệp khách hàng tiềm năng mà bạn đang hướng đến và khả năng kinh doanh của bản thân mình.

Tham khảo thêm:

• Mở nhà hàng cần bao nhiêu vốn? Bảng chi phí kinh doanh nhà hàng dự tính
• Mẫu lập kế hoạch kinh doanh quán ăn nhà hàng chi tiết
• Cách quản lý nhà hàng hiệu quả mà chủ quán cần biết

Bước 6: Thiết kế và thi công quán

Sau khi bạn đã có ý tưởng mở quán trà sữa thì bạn cần bắt tay vào thiết kế và thi công quán. Nếu bạn không có kinh nghiệm về thiết kế và thi công, bạn nên thuê 1 đơn vị khác. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, chi phí và đảm bảo tính thẩm mỹ cao nhất cho quán. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý giám sát tiến độ làm việc của đơn vị thi công và thiết kế quán trà sữa đẹp cho bạn để đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn.

Tham khảo:

• 20+ mẫu thiết kế nội thất quán trà sữa ngồi bệt độc đáo, xu hướng 2024
• 20+ mẫu thiết kế nội thất quán trà sữa take away hút khách ấn tượng

Bước 7: Hoàn thiện menu cho quán

Xây dựng menu quán là công việc mà bạn không thể bỏ qua. Nếu bạn đã đi học khóa kinh doanh trà sữa thì việc hoàn thiện menu rất dễ dàng. Menu nên được chia thành các nhóm đồ uống khác nhau. Để cho khách hàng có nhiều lựa chọn thì bạn nên chuẩn bị menu khoảng 20 món.

Một mẹo nhỏ là phần lớn các quán trà sữa đông khách không chỉ cung cấp món nước ngon mà còn đưa ra được danh sách topping đa dạng. Do đó, bạn có thể cân nhắc lựa chọn các loại topping được yêu thích hoặc đang hot để cho vào menu.

Bạn cũng có thể tham khảo Top 10 các loại trà sữa ngon được yêu thích nhất mà 20S đã tổng hợp để hình thành và định hướng menu cho quán mình.

Bước 8: Nhập dụng cụ, nguyên liệu

Để mở được quán trà sữa, ngoài các yếu tố về tài chính, ý tưởng,…bạn cần xác định được các dụng cụ, máy móc mình phải chuẩn bị, quan trọng nhất phải kể đến như bình ủ trà, nồi nấu trà,…

Dụng cụ

Dưới đây là những loại máy móc, dụng cụ mà bạn cần chuẩn bị khi mở quán trà sữa:

• Nồi nấu trà: ~150.000 đồng
• Bình ủ trà: ~1.000.000 đồng
• Dụng cụ lọc trà: 40.000 – 320.000 đồng
• Máy định lượng nguyên liệu: 4.000.000 – 6.000.000 đồng
• Ca đánh sữa: 150.000 – 300.000 đồng
• Cây đánh trà: 50.000 – 350.000 đồng
• Bình đựng trà sữa: 380.000 – 1.150.000 đồng
• Bình lắc pha chế: 50.000 – 150.000 đồng
• Lọ rắc bột: 35.000 – 80.000 đồng
• Khay đựng nguyên liệu: 20.000 – 100.000 đồng
• Máy xay: 1.000.000 – 3.500.000 đồng
• Máy làm lạnh: ~20.000.000 đồng
• Máy dập nắp: ~12.000.000 đồng
• …

Nguyên liệu pha chế trà sữa

Về nguyên liệu pha chế trà sữa, bạn cần chuẩn bị:

• Trà: trà đen, trà xanh, trà lài hoặc trà ô long
• Sữa: sữa bột chuyên dùng để pha trà sữa hoặc sữa tươi chất lượng
• Hương liệu: syrup, đường, soda, bột cacao, bột matcha,…
• Topping: trân châu, thạch dừa, đậu đỏ, pudding, khúc bạch, thạch phô mai,…

Các vật liệu khác

Ngoài dụng cụ, nguyên liệu pha chế thì bạn cũng cần chuẩn bị một số vật liệu khác như: màng dập nắp, ống hút, cốc,… Các đồ dùng này cần đảm bảo an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm.

Hoặc khi quán đã có chỗ đứng vững chắc, bạn có thể sắm thêm các loại máy móc hỗ trợ khác như máy POS bán hàng, camera an ninh, thẻ báo rung tự phục vụ, máy nhận order từ các ứng dụng,…

Sau khi đã lên danh sách các đồ dụng cần thiết thì bạn cần tìm kiếm nhà phân phối uy tín khi kinh doanh trà sữa. Bạn cần quan tâm đến giá cả, nguồn gốc, chất lượng sản phẩm để xem xét có hợp tác lâu dài không.

Bước 9: Hoàn thiện các thủ tục pháp lý

Để đảm bảo công việc kinh doanh thuận lợi, đúng pháp luật thì bạn cần hoàn thiện các thủ tục đăng ký kinh doanh.

Bước 10: Chuẩn bị nhân sự cho quán

Nếu bạn đã học khóa kinh doanh quán trà sữa, bạn sẽ dễ dàng dạy lại nhân viên và quản lý nhân viên theo đúng định hướng của mình. Tùy vào từng mô hình quán trà sữa nhỏ mà bạn có thể chọn thuê nhân viên bán thời gian hoặc toàn thời gian. Việc pha chế trà sữa không khó nên bạn có thể chọn nhân viên mới để về đào tạo lại.

Đối với những quán trà sữa quy mô nhỏ, bạn có thể làm pha chế chính của quán. Giá thuê nhân viên hiện nay giao động khoảng 23.000 – 30.000 đồng/giờ tùy theo trình độ.

Bước 11: Đảm bảo quán vận hành tốt

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì? Sau khi chuẩn bị hết những đầu việc cần thiết, bạn cần phải đảm bảo quá trình vận hành quán được trơn tru và theo đúng kịch bản bạn đã đề ra trước đó.

Bạn hãy bắt đầu từ việc đào tạo nhân viên: cách setup quán vào buổi sáng, dọn dẹp quán vào giờ đóng cửa, cách phục vụ khách, cách pha chế, thanh toán,…

Để đảm bảo quán vận hành tốt, trước khi quán khai trương bạn nên cho chạy thử khoảng 1 vài ngày. Bạn có thể mời bạn bè, người thân đến để trải nghiệm và cho ý kiến về quán để rút kinh nghiệm mở quán trà sữa cho dịp khai trương và đi vào hoạt động chính thức.

Bước 12: Lên kế hoạch marketing cho quán

Sau khi quán đã bắt đầu đi vào vận hạnh, bạn cần phải có những chiến lược cụ thể để kéo khách hàng đến với quán của mình. Các hình thức marketing bạn có thể tham khảo:

• Chương trình khuyến mãi, giảm giá khi check in tại quán
• Tổ chức minigame trên internet
• Chương trình chia sẻ trải nghiệm tại quán
• Mua 1 tặng 1 với các món mới
• Combo giá rẻ
• Tích điểm đổi quà
• Tích cực đăng tải không gian và các món nước của quán
• …

Bên cạnh việc quảng bá, bạn cần đảm bảo chất lượng đồ uống tốt, không gian ấn tượng để khách hàng sẽ nhớ đến và quay lại vào những lần sau.

Hy vọng những chia sẻ trên đây đã giúp bạn phần nào nắm được mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì và biết cách xây dựng kế hoạch kinh doanh quán trà sữa cụ thể. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về việc mở quán trà sữa, hãy liên hệ với 20S Factory theo thông tin dưới đây để được tư vấn miễn phí!

Thông tin liên hệ:

• SĐT: 028 7302 7666
• Email: info@20sfvn.com
• Địa chỉ office: Số 7, Đường số 46, Phường 2, Quận 4, Hồ Chí Minh

Khám phá các gói dịch vụ nổi bật tại 20S:

• Trọn gói thiết kế thi công quán cafe 2025 tại TPHCM
• Trọn gói thiết kế thi công nội thất nhà hàng và báo giá chi tiết
• Trọn gói thiết kế quán trà sữa trending và gợi ý đơn vị uy tín
• Trọn gói thiết kế thi công gian hàng triển lãm hội chợ tại TPHCM
• Trọn gói thiết kế thi công nội thất văn phòng giá tốt